Ministerul Finanțelor a stabilit, prin Ordinul nr. 5.394/2023, principalele reguli privind întocmirea și depunerea situațiilor financiare anuale și a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici.
Reglementările sunt importante pentru societățile care pregătesc în 2024 situațiile financiare aferente exercițiului financiar încheiat la 31 decembrie 2023.
Situațiile financiare anuale nu reprezintă doar o obligație formală de raportare. Ele sintetizează poziția financiară și performanța societății și trebuie întocmite în concordanță cu contabilitatea, balanța de verificare și reglementările contabile aplicabile.
Cine trebuie să întocmească situații financiare anuale?
Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, entitățile prevăzute de lege au obligația întocmirii situațiilor financiare anuale.
Ordinul nr. 5.394/2023 se aplică, între altele, entităților care utilizează reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014, inclusiv celor care au ales un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic.
De asemenea, entitățile care aplică Standardele Internaționale de Raportare Financiară – IFRS întocmesc și depun situații financiare anuale potrivit reglementărilor specifice acestora.
În ce limbă și în ce monedă se întocmesc situațiile financiare?
Situațiile financiare anuale se întocmesc și se publică în limba română și în lei.
Societățile trebuie să acorde atenție și completării datelor de identificare, precum:
- denumirea completă;
- adresa;
- numărul de telefon;
- numărul de înregistrare la registrul comerțului;
- codul unic de înregistrare;
- forma de proprietate;
- codul CAEN;
- codul CAEN aferent activității preponderente efectiv desfășurate.
Completarea eronată a datelor de identificare poate conduce la imposibilitatea identificării entității și poate atrage sancțiunile prevăzute de Legea contabilității.
Cine semnează situațiile financiare anuale?
Situațiile financiare anuale sunt semnate de persoanele abilitate potrivit legii și, în mod obligatoriu, și de administratorul societății sau persoana care are obligația gestionării entității.
Ulterior întocmirii, situațiile financiare sunt supuse aprobării adunării generale a acționarilor sau asociaților, potrivit Legii societăților nr. 31/1990.
Ce situații financiare întocmesc microentitățile?
Pentru exercițiul financiar 2023, o entitate care nu depășește limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii este încadrată, pentru raportare, în categoria microentităților:
- totalul activelor de 1.500.000 lei;
- cifra de afaceri netă de 3.000.000 lei;
- numărul mediu de 10 salariați.
Aceste entități întocmesc:
- bilanț prescurtat – cod 10;
- cont prescurtat de profit și pierdere – cod 20.
Situațiile sunt însoțite de formularul Date informative – cod 30 și de formularul Situația activelor imobilizate – cod 40.
Ce documente întocmesc entitățile mici?
Entitățile care nu se încadrează în categoria microentităților și care nu depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii, respectiv un total al activelor de 17.500.000 lei, o cifră de afaceri netă de 35.000.000 lei și un număr mediu de 50 de salariați, întocmesc un set mai amplu de situații financiare.
Acesta cuprinde:
- bilanț prescurtat – cod 10;
- cont de profit și pierdere – cod 20;
- note explicative la situațiile financiare anuale.
Aceste entități pot întocmi opțional și situația modificărilor capitalului propriu și/sau situația fluxurilor de trezorerie.
Și în acest caz se depun formularele Date informative – cod 30 și Situația activelor imobilizate – cod 40.
Ce situații financiare întocmesc entitățile mijlocii și mari?
Entitățile care depășesc limitele a cel puțin două dintre cele trei criterii de 17.500.000 lei total active, 35.000.000 lei cifră de afaceri netă și 50 de salariați, precum și entitățile de interes public, întocmesc:
- bilanț – cod 10;
- cont de profit și pierdere – cod 20;
- situația modificărilor capitalului propriu;
- situația fluxurilor de trezorerie;
- note explicative.
Acestea sunt însoțite, de asemenea, de formularele cod 30 și cod 40.
Cum se stabilește categoria în care se încadrează societatea?
Pentru situațiile financiare întocmite la 31 decembrie 2023, încadrarea în criteriile de mărime se realizează la sfârșitul exercițiului financiar.
Se utilizează atât indicatorii determinați din situațiile financiare ale exercițiului financiar precedent, cât și indicatorii rezultați din contabilitate și din balanța de verificare întocmită la sfârșitul exercițiului curent.
Prin urmare, înainte de întocmirea formularelor trebuie verificată corect categoria entității, deoarece aceasta determină structura situațiilor financiare care trebuie depuse.
Când este obligatoriu auditul situațiilor financiare?
Entitățile mijlocii și mari, precum și entitățile de interes public, sunt supuse auditului statutar.
Ordinul prevede, de asemenea, auditarea situațiilor financiare pentru entitățile care depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii:
- total active de 16.000.000 lei;
- cifra de afaceri netă de 32.000.000 lei;
- număr mediu de 50 de salariați.
În această situație, obligația de audit intervine atunci când limitele respective sunt depășite în două exerciții financiare consecutive.
În sens invers, entitatea este scutită de obligația auditării atunci când limitele a două dintre cele trei criterii nu mai sunt depășite în două exerciții financiare consecutive.
Care este termenul de depunere a situațiilor financiare?
Pentru societăți, societăți și companii naționale, regii autonome și institute naționale de cercetare-dezvoltare, situațiile financiare anuale se depun în termen de 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar.
Pentru celelalte persoane prevăzute de art. 1 alin. (1)-(3) din Legea contabilității, termenul este de 120 de zile de la încheierea exercițiului financiar.
Subunitățile din România aparținând unor persoane juridice cu sediul în străinătate, sediile permanente și persoanele juridice străine care au locul conducerii efective în România au, în condițiile ordinului, termen de 150 de zile.
Ce se întâmplă dacă firma nu a desfășurat nicio activitate?
Entitățile care nu au desfășurat activitate de la constituire și până la sfârșitul exercițiului financiar nu întocmesc situații financiare anuale.
În această situație se depune o declarație pe propria răspundere a persoanei care are obligația gestionării entității.
Declarația de inactivitate trebuie depusă în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.
Este important ca această situație să nu fie confundată cu cazul unei societăți care a desfășurat activitate în anii anteriori, dar nu a avut operațiuni în cursul anului 2023.
Ce documente trebuie să însoțească bilanțul?
Situațiile financiare anuale sunt însoțite, după caz, de:
- raportul administratorilor;
- raportul de audit;
- raportul comisiei de cenzori;
- propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.
De asemenea, situațiile financiare trebuie însoțite de declarația scrisă prin care persoanele responsabile își asumă răspunderea pentru întocmirea acestora și confirmă că politicile contabile utilizate sunt conforme cu reglementările aplicabile, situațiile financiare oferă o imagine fidelă, iar societatea își desfășoară activitatea în condiții de continuitate.
Cum se depun electronic situațiile financiare?
Pentru întocmirea și depunerea situațiilor financiare se utilizează programul de asistență pus la dispoziție gratuit de Ministerul Finanțelor.
Programul generează un fișier PDF, la care sunt atașate un fișier XML și un fișier ZIP.
Documentele incluse în arhiva ZIP trebuie scanate alb-negru, să fie lizibile și să respecte cerințele tehnice ale programului, astfel încât fișierul PDF cu documentele atașate să se încadreze în limita de 9,5 MB.
În cazul depunerii exclusiv electronice, documentele se transmit semnate cu certificat digital calificat.
Ce obligații există pentru societățile cu exercițiu financiar diferit de anul calendaristic?
Entitățile pot opta, în condițiile Legii contabilității, pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic.
Aceste societăți trebuie să întocmească și să depună raportări contabile anuale la 31 decembrie, distinct de situațiile financiare anuale întocmite la data aleasă pentru închiderea propriului exercițiu financiar.
Prin urmare, utilizarea unui exercițiu financiar modificat nu elimină obligația raportării contabile la sfârșitul anului calendaristic.
Situațiile financiare trebuie aprobate de asociați
După întocmire, situațiile financiare anuale trebuie supuse aprobării adunării generale a acționarilor sau asociaților.
În cadrul acestei proceduri se aprobă, de regulă, atât situațiile financiare, cât și modul de repartizare a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.
De aceea, închiderea exercițiului financiar presupune mai mult decât generarea și transmiterea formularului electronic către Ministerul Finanțelor.
Ce se întâmplă dacă bilanțul nu este depus?
Nedepunerea situațiilor financiare anuale, a declarației de inactivitate sau a înștiințării privind exercițiul financiar diferit de anul calendaristic se sancționează potrivit art. 42 din Legea contabilității nr. 82/1991.
Pentru evitarea problemelor este recomandat ca verificarea situațiilor financiare să fie făcută înainte de termenul de depunere, inclusiv sub aspectul concordanței dintre formulare și balanța de verificare.
Concluzie
Întocmirea situațiilor financiare anuale aferente anului 2023 presupune atât stabilirea corectă a categoriei entității, cât și verificarea formularelor și documentelor care trebuie depuse.
Ordinul MF nr. 5.394/2023 stabilește reguli distincte pentru microentități, entități mici, entități mijlocii și mari, precum și condiții privind auditul, semnarea și aprobarea situațiilor financiare, declarația de inactivitate și depunerea electronică.
O atenție deosebită trebuie acordată concordanței dintre balanța de verificare, bilanț, contul de profit și pierdere, formularele informative și documentele anexate, deoarece situațiile financiare reprezintă imaginea contabilă oficială a societății la încheierea exercițiului financiar.
