Documentele financiar-contabile reprezintă baza oricărei evidențe contabile corecte. Facturile, chitanțele, extrasele de cont, notele contabile, registrele și celelalte documente justificative nu sunt simple formalități administrative, ci documente care susțin înregistrările efectuate în contabilitate.
Regulile generale privind întocmirea, utilizarea, corectarea, reconstituirea și arhivarea documentelor financiar-contabile sunt stabilite prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015.
În practică, acest ordin este important pentru aproape orice societate, deoarece stabilește cum trebuie documentate operațiunile economice și ce condiții trebuie să îndeplinească documentele pentru a putea sta la baza înregistrărilor contabile.
Ce este un document justificativ?
Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării sale, într-un document justificativ.
Documentul justificativ reprezintă suportul pe baza căruia operațiunea este înregistrată în contabilitate.
Cu alte cuvinte, contabilitatea nu se poate baza doar pe explicații verbale, pe informații transmise informal sau pe presupuneri.
Înregistrările trebuie susținute de documente care reflectă operațiunea economică efectuată.
Ce elemente trebuie să conțină un document justificativ?
Pentru a putea avea calitatea de document justificativ, documentul trebuie să conțină informațiile prevăzute de normele aplicabile.
Printre elementele principale se regăsesc:
- denumirea documentului;
- denumirea sau numele persoanei care îl întocmește;
- sediul sau adresa, după caz;
- numărul documentului;
- data întocmirii;
- părțile implicate în operațiune;
- descrierea operațiunii economico-financiare;
- datele cantitative și valorice, atunci când este cazul;
- numele și semnăturile persoanelor responsabile, în situațiile în care acestea sunt obligatorii.
Un document poate dobândi calitatea de document justificativ numai dacă furnizează informațiile cerute de legislația aplicabilă.
Cine răspunde pentru documentele justificative?
Responsabilitatea nu revine exclusiv contabilului.
Normele prevăd că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care:
- le-au întocmit;
- le-au vizat;
- le-au aprobat;
- le-au înregistrat în contabilitate.
Această regulă este importantă deoarece realitatea unei operațiuni economice este, în primul rând, responsabilitatea persoanelor care o inițiază și o documentează.
Dacă societatea transmite contabilului documente cu informații greșite sau care nu reflectă realitatea economică, simpla lor înregistrare în contabilitate nu transformă operațiunea într-una corectă.
Este obligatorie semnătura pe documentele contabile?
Nu întotdeauna.
Dacă documentele financiar-contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate prin intermediul sistemelor informatice, semnătura nu reprezintă obligatoriu un element necesar.
În această situație, însă, entitatea trebuie să aibă proceduri proprii prin care să poată identifica persoanele care:
- au inițiat operațiunea;
- au dispus efectuarea acesteia;
- au aprobat-o, după caz.
Această prevedere este foarte relevantă în prezent, când o mare parte din documentele contabile sunt generate și procesate electronic.
Documentele pot fi păstrate electronic?
Da.
Normele permit ca documentele financiar-contabile să existe:
pe suport hârtie
sau
în format electronic.
Un document electronic trebuie să conțină informațiile prevăzute de norme și să fi fost emis și primit în format electronic.
De asemenea, documentele păstrate electronic trebuie să poată fi accesate și, atunci când este necesar, listate pentru verificare sau control.
Cum se corectează un document financiar-contabil?
Normele nu permit ștersături, modificări neidentificabile sau lăsarea unor spații libere în documentele financiar-contabile.
Pentru documentele întocmite pe hârtie, regula generală este corectarea prin tăierea cu o linie a informației greșite și înscrierea alături a informației corecte.
Corectura trebuie confirmată de persoana care a întocmit sau corectat documentul și trebuie menționată data efectuării corecției.
Există însă documente la care nu sunt admise corecturi.
De exemplu, pentru anumite documente privind numerarul, documentul greșit se anulează și se păstrează.
În cazul documentelor completate prin sisteme informatice, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, potrivit procedurilor prevăzute de norme.
Factura este document justificativ
Factura reprezintă unul dintre cele mai importante documente utilizate în contabilitate.
Ordinul precizează expres că factura este document justificativ care stă la baza înregistrării operațiunilor economice în contabilitate.
Pentru operațiunile pentru care Codul fiscal nu impune emiterea unei facturi, înregistrarea poate fi realizată pe baza altor documente care demonstrează existența operațiunii.
Pot fi utilizate, după caz:
- contracte;
- avize de însoțire;
- chitanțe;
- dispoziții de plată sau încasare;
- extrase de cont;
- note de contabilitate;
- alte documente financiar-contabile sau bancare.
Prin urmare, factura nu este singurul document care poate justifica o operațiune economică.
Regimul de numerotare trebuie stabilit intern
Societățile trebuie să organizeze un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile.
Persoana sau persoanele responsabile cu alocarea și gestionarea numerelor trebuie desemnate prin decizie internă scrisă.
Numerele sau seriile documentelor trebuie să fie secvențiale.
De asemenea, pentru fiecare exercițiu financiar societatea trebuie să stabilească prin proceduri proprii seria sau numărul de la care începe emiterea documentelor.
Această regulă este relevantă pentru facturi, chitanțe și alte documente financiar-contabile pentru care societatea stabilește serii și numere interne.
Ce se întâmplă dacă un document este pierdut?
Pierderea unui document financiar-contabil nu trebuie ignorată.
Persoana care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unui document trebuie să informeze în scris conducerea entității în termen de 24 de ore de la constatare.
Ulterior trebuie parcursă procedura de reconstituire.
Aceasta presupune, printre altele:
- întocmirea unui proces-verbal;
- identificarea documentului dispărut;
- stabilirea persoanei responsabile cu păstrarea;
- emiterea unei dispoziții pentru reconstituire;
- constituirea unui dosar de reconstituire.
Dacă documentul a fost emis de o altă entitate, aceasta trebuie să furnizeze documentul reconstituit în termenul prevăzut de norme.
Documentul reconstituit trebuie să poarte în mod vizibil mențiunea „DUPLICAT”.
Există documente care nu pot fi reconstituite?
Da.
Normele prevăd că nu pot fi reconstituite anumite documente de cheltuieli nenominale pierdute înainte de înregistrarea lor în contabilitate.
Exemplele indicate de norme includ:
- bonurile nenominale;
- biletele de călătorie nenominale.
Din acest motiv, documentele justificative trebuie gestionate și păstrate cu atenție încă din momentul primirii lor.
Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?
O modificare importantă a legislației a redus termenul general de păstrare.
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează timp de:
5 ani
calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.
Vechile prevederi referitoare la termenele de 10 ani pentru documentele financiar-contabile și 50 de ani pentru statele de salarii sunt abrogate.
Există documente care trebuie păstrate mai mult de 5 ani?
Da.
Documentele care demonstrează proveniența unor bunuri a căror durată de viață este mai mare de 5 ani trebuie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a bunurilor respective.
De exemplu, pentru anumite imobilizări, documentele de achiziție pot trebui păstrate o perioadă mai mare decât termenul general de 5 ani.
Unde pot fi păstrate documentele?
Documentele financiar-contabile pot fi păstrate, după caz:
- la domiciliul fiscal;
- la sediul social;
- la sediile secundare;
- în arhivă fizică;
- pe suport electronic.
Dacă evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele pot fi păstrate pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate atunci când sunt necesare sau solicitate de organele de control.
Societatea poate apela și la servicii specializate de arhivare.
Chiar și în această situație, responsabilitatea privind păstrarea documentelor revine conducerii entității.
Care sunt registrele contabile obligatorii?
Pentru entitățile care țin contabilitatea în partidă dublă, registrele obligatorii sunt:
Registrul-jurnal
Registrul-inventar
Cartea mare
Fiecare dintre acestea are un rol distinct.
Registrul-jurnal
În Registrul-jurnal sunt înregistrate cronologic operațiunile economico-financiare ale societății.
Registrul-inventar
Registrul-inventar cuprinde elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii rezultate în urma inventarierii.
Cartea mare
Cartea mare prezintă sistematic mișcarea și existența elementelor patrimoniale pe conturi și stă la baza întocmirii balanței de verificare.
Balanța de verificare are un rol esențial
Balanța de verificare este documentul utilizat pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile și a concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică.
Totodată, aceasta reprezintă unul dintre principalele instrumente pe baza cărora sunt întocmite situațiile financiare anuale și raportările contabile.
Pentru administrator, balanța este importantă deoarece oferă o imagine structurată asupra conturilor societății și poate evidenția activele, datoriile, veniturile, cheltuielile și rezultatele înregistrate.
Ce condiții trebuie să îndeplinească programul de contabilitate?
Ordinul 2634/2015 nu reglementează doar documentele pe hârtie.
El stabilește și criterii minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă.
Printre cerințe se numără:
- posibilitatea listării documentelor la solicitarea organelor de control;
- protejarea datelor împotriva accesului neautorizat;
- păstrarea informațiilor pe durata prevăzută de lege;
- realizarea copiilor de siguranță;
- imposibilitatea modificării necontrolate a perioadelor contabile închise;
- posibilitatea reconstituirii informațiilor;
- trasabilitatea înregistrărilor contabile;
- identificarea documentului justificativ care stă la baza fiecărei înregistrări.
Programul informatic trebuie să permită, în orice moment, verificarea modului în care s-a ajuns de la documentul justificativ la informația înregistrată în contabilitate.
Externalizarea contabilității nu elimină responsabilitatea firmei
O societate poate încredința contabilitatea unei firme specializate sau unui profesionist contabil.
Aceasta nu înseamnă însă că firma beneficiară nu mai are responsabilități.
Documentele justificative trebuie întocmite corect și transmise la timp, iar entitatea răspunde pentru realitatea informațiilor înscrise în acestea.
Prestatorul de servicii contabile răspunde, la rândul său, pentru corectitudinea prelucrării datelor primite.
Din acest motiv, colaborarea dintre firmă și contabil trebuie să aibă la bază proceduri clare privind transmiterea, verificarea și păstrarea documentelor.
De ce sunt importante documentele justificative în cazul unui control?
În cazul unui control fiscal sau contabil, autoritățile pot solicita documentele care au stat la baza înregistrărilor efectuate.
O societate trebuie să poată demonstra nu doar că o sumă apare în contabilitate, ci și care este documentul care justifică acea înregistrare și ce operațiune economică reală se află în spatele ei.
Un document incomplet, neclar sau lipsă poate crea probleme chiar dacă înregistrarea contabilă a fost efectuată.
De aceea, organizarea documentelor reprezintă o componentă esențială a controlului intern al unei societăți.
Concluzie
Ordinul nr. 2634/2015 reprezintă una dintre reglementările fundamentale privind organizarea documentelor financiar-contabile în România.
Actul normativ stabilește regulile privind:
- documentele justificative;
- elementele obligatorii ale acestora;
- semnarea și corectarea documentelor;
- numerotarea;
- reconstituirea documentelor pierdute;
- arhivarea;
- registrele contabile obligatorii;
- programele informatice utilizate în contabilitate.
Pentru antreprenori, ideea esențială este simplă:
orice înregistrare contabilă trebuie să poată fi susținută prin documente corecte, complete și păstrate conform legii.
O bună organizare a documentelor reduce riscul de erori contabile, simplifică relația cu contabilul și poate deveni esențială în cazul unui control.
B&B Consulting oferă servicii complete de contabilitate, consultanță fiscală, salarizare și organizare a evidenței financiar-contabile pentru companii din Arad, Timișoara și din întreaga țară.
