Atunci când vorbim despre contabilitatea unei societăți din România, unul dintre cele mai importante acte normative este Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.
Publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014, Ordinul 1802/2014 a devenit, în practică, unul dintre principalele repere pentru organizarea contabilității societăților care aplică reglementările contabile românești.
De la recunoașterea unei facturi și evaluarea unui mijloc fix până la amortizare, stocuri, creanțe, provizioane și întocmirea situațiilor financiare, numeroase operațiuni întâlnite zilnic în contabilitate își găsesc regulile în acest act normativ.
Ce reglementează Ordinul 1802/2014?
OMFP 1802/2014 aprobă reglementările privind întocmirea:
situațiilor financiare anuale individuale
și
situațiilor financiare anuale consolidate.
Importanța ordinului este însă mult mai mare decât ar putea sugera denumirea sa.
Reglementările stabilesc reguli privind recunoașterea, evaluarea, prezentarea și contabilizarea unei game foarte largi de elemente patrimoniale și operațiuni economice.
Cu alte cuvinte, Ordinul 1802/2014 stabilește o parte importantă din regulile după care informația economică a unei societăți este transformată în informație contabilă.
Cui i se aplică?
Reglementările se aplică unei categorii largi de entități care întocmesc situații financiare potrivit reglementărilor contabile românești.
În această categorie intră, în condițiile prevăzute de ordin, societățile constituite potrivit Legii societăților, societățile și companiile naționale, regiile autonome și alte persoane juridice prevăzute de reglementări.
Există însă și entități care aplică alte reglementări contabile, inclusiv anumite entități care utilizează Standardele Internaționale de Raportare Financiară – IFRS.
De aceea, înainte de aplicarea unui tratament contabil trebuie stabilit cadrul de raportare contabilă aplicabil entității respective.
Microentitate, entitate mică, mijlocie sau mare?
Una dintre caracteristicile importante ale Ordinului 1802/2014 este clasificarea entităților în funcție de criteriile de mărime prevăzute de reglementări.
În funcție de încadrare, diferă și complexitatea situațiilor financiare care trebuie întocmite.
Reglementările disting între:
- microentități;
- entități mici;
- entități mijlocii și mari.
Clasificarea are în vedere indicatori precum totalul activelor, cifra de afaceri netă și numărul mediu de salariați.
Încadrarea corectă este importantă deoarece influențează forma și complexitatea raportării financiare.
Trebuie făcută însă o distincție esențială:
microentitatea din punct de vedere contabil nu este același lucru cu microîntreprinderea din punct de vedere fiscal.
O societate poate fi microentitate potrivit reglementărilor contabile fără ca aceasta să însemne automat că este plătitoare de impozit pe veniturile microîntreprinderilor.
Sunt două clasificări diferite, stabilite prin reglementări diferite și pentru scopuri diferite.
Principiile contabile reprezintă fundamentul înregistrărilor
Ordinul 1802/2014 nu conține doar un plan de conturi și instrucțiuni pentru utilizarea acestora.
La baza contabilității stau o serie de principii generale.
Printre acestea se regăsesc principiul continuității activității, permanența metodelor, prudența, contabilitatea de angajamente, intangibilitatea bilanțului de deschidere, evaluarea separată a elementelor de activ și datorii, necompensarea și principiul prevalenței economicului asupra juridicului.
Aceste principii sunt importante deoarece contabilitatea trebuie să reflecte realitatea economică a operațiunilor, nu doar existența unor documente.
Contabilitatea de angajamente: încasarea nu este același lucru cu venitul
Una dintre regulile importante este contabilitatea de angajamente.
Efectele tranzacțiilor sunt recunoscute atunci când acestea se produc și nu numai atunci când banii sunt încasați sau plătiți.
Să presupunem că o societate prestează un serviciu în luna decembrie și încasează factura în luna februarie a anului următor.
Faptul că banii sunt primiți în februarie nu înseamnă automat că venitul aparține lunii februarie.
Contabilitatea trebuie să reflecte perioada în care operațiunea economică s-a produs, potrivit regulilor aplicabile.
Această delimitare este esențială pentru prezentarea corectă a rezultatului unei perioade.
Principiul prudenței
Situațiile financiare trebuie întocmite cu respectarea principiului prudenței.
În esență, contabilitatea trebuie să țină cont de riscurile și pierderile care pot afecta patrimoniul și rezultatele societății, în condițiile prevăzute de reglementările contabile.
De aici provin numeroase tratamente privind ajustările pentru depreciere, provizioanele și evaluarea anumitor active și datorii.
Scopul este ca situațiile financiare să nu prezinte o imagine artificial mai favorabilă decât situația economică reală a societății.
Prevalența economicului asupra juridicului
Un alt principiu important este prevalența economicului asupra juridicului.
Operațiunile trebuie contabilizate ținând cont de fondul lor economic, nu exclusiv de forma juridică.
Acest principiu este deosebit de important în cazul operațiunilor complexe.
Existența unui contract sau a unei facturi nu este întotdeauna suficientă pentru stabilirea tratamentului contabil. Trebuie analizată operațiunea economică în ansamblu.
Imobilizările corporale
Ordinul 1802/2014 stabilește reguli detaliate privind recunoașterea și evaluarea imobilizărilor corporale.
Aici intră, de exemplu:
- terenurile;
- construcțiile;
- echipamentele;
- instalațiile;
- mijloacele de transport;
- mobilierul și alte active corporale utilizate pe termen lung.
Pentru contabilitate trebuie stabilite corect valoarea de intrare, durata de utilizare, amortizarea, eventualele modernizări, reevaluări, deprecieri și momentul scoaterii din evidență.
Achiziția unui activ nu înseamnă întotdeauna recunoașterea imediată a întregii valori drept cheltuială.
Dacă sunt îndeplinite criteriile pentru recunoașterea unei imobilizări, costul acesteia este reflectat în contabilitate potrivit regulilor aplicabile activelor.
Amortizarea
Amortizarea reprezintă alocarea sistematică a valorii amortizabile a unui activ pe durata sa de utilizare.
În practică, stabilirea amortizării presupune mai mult decât aplicarea mecanică a unui procent.
Trebuie analizate caracteristicile activului, durata de utilizare economică și metoda de amortizare corespunzătoare.
Politica contabilă adoptată de societate are un rol important în acest domeniu.
Stocurile
Reglementările tratează și contabilitatea stocurilor.
În această categorie pot intra:
- mărfurile;
- materiile prime;
- materialele consumabile;
- produsele finite;
- producția în curs de execuție;
- alte categorii de stocuri.
Stocurile trebuie evaluate la intrarea în patrimoniu și ulterior potrivit regulilor contabile aplicabile.
Pentru firmele cu activitate comercială sau de producție, evaluarea corectă a stocurilor poate avea un impact semnificativ asupra rezultatului contabil.
Creanțele și datoriile
Aproape orice societate are creanțe și datorii.
O factură emisă unui client generează, în mod obișnuit, o creanță până la încasarea acesteia.
O factură primită de la un furnizor generează o datorie până la efectuarea plății.
Ordinul stabilește reguli privind recunoașterea și evaluarea acestor elemente, inclusiv pentru creanțele și datoriile exprimate în valută.
La închiderea exercițiului financiar trebuie analizată inclusiv probabilitatea de recuperare a creanțelor.
O creanță veche și dificil de recuperat nu trebuie privită contabil în același mod ca o creanță curentă asupra unui client solvabil.
Operațiunile în valută
Pentru societățile care lucrează cu parteneri externi, operațiunile în valută reprezintă o componentă obișnuită a contabilității.
Reglementările stabilesc modul de recunoaștere a operațiunilor în valută și tratamentul diferențelor de curs valutar.
Creanțele, datoriile și disponibilitățile în valută trebuie evaluate potrivit regulilor aplicabile, iar diferențele rezultate se reflectă în contabilitate.
Aceste operațiuni sunt importante mai ales pentru firmele care efectuează frecvent achiziții, livrări sau prestări de servicii internaționale.
Provizioanele
Provizioanele sunt utilizate pentru obligații a căror natură este clar definită, dar pentru care există incertitudine privind valoarea sau momentul la care vor fi exigibile, dacă sunt îndeplinite condițiile de recunoaștere prevăzute de reglementările contabile.
Ele nu pot fi constituite arbitrar pentru diminuarea rezultatului unei societăți.
Pentru recunoașterea unui provizion trebuie analizate condițiile prevăzute de reglementările contabile și circumstanțele concrete ale obligației.
Veniturile și cheltuielile
Determinarea rezultatului contabil presupune recunoașterea corectă a veniturilor și cheltuielilor perioadei.
Nu orice încasare reprezintă automat venit și nu orice plată reprezintă automat cheltuială.
De exemplu, încasarea unui împrumut nu reprezintă venit al societății, după cum rambursarea principalului unui împrumut nu reprezintă în mod obișnuit o cheltuială.
Contabilitatea trebuie să reflecte natura economică a fiecărei operațiuni.
Politicile contabile sunt obligatorii și importante
Un aspect uneori neglijat de societăți îl reprezintă politicile contabile proprii.
Ordinul 1802/2014 prevede că entitățile trebuie să își dezvolte politici contabile proprii, care sunt aprobate de administratori sau de persoanele responsabile cu gestionarea entității.
Politicile contabile stabilesc modul concret în care societatea aplică reglementările în situațiile relevante pentru activitatea sa.
Acestea nu ar trebui privite ca un simplu document formal păstrat într-un dosar.
Politicile trebuie să fie adaptate activității reale a societății și aplicate în mod consecvent.
Planul de conturi general
Ordinul cuprinde și planul de conturi general, împreună cu funcțiunea conturilor.
De aici provin conturile cunoscute oricărui contabil:
401 – Furnizori;
411 – Clienți;
512 – Conturi curente la bănci;
531 – Casa;
6xx – conturile de cheltuieli;
7xx – conturile de venituri.
Planul de conturi oferă structura necesară pentru înregistrarea sistematică a operațiunilor economice ale societății.
În funcție de necesitățile entității, evidența poate fi dezvoltată analitic astfel încât contabilitatea să furnizeze informațiile necesare conducerii și raportării.
Ordinul 1802/2014 și Codul fiscal nu sunt același lucru
Aceasta este una dintre cele mai importante distincții pentru antreprenori.
Regulile contabile și regulile fiscale nu sunt întotdeauna identice.
Ordinul 1802/2014 stabilește tratamentul contabil.
Codul fiscal stabilește, între altele, tratamentul fiscal pentru determinarea impozitelor și taxelor.
O cheltuială poate fi recunoscută corect în contabilitate, dar poate fi nedeductibilă sau deductibilă limitat la calculul impozitului.
De asemenea, amortizarea contabilă și amortizarea fiscală trebuie analizate distinct.
De aceea, contabilitatea unei societăți nu poate fi făcută exclusiv prin aplicarea Codului fiscal.
Situațiile financiare anuale
Finalitatea întregului sistem contabil este prezentarea unei imagini corespunzătoare a poziției și performanței financiare a entității.
În funcție de categoria în care este încadrată societatea, situațiile financiare pot avea o structură diferită și pot cuprinde, după caz, documente precum:
- bilanțul;
- contul de profit și pierdere;
- situația modificărilor capitalului propriu;
- situația fluxurilor de trezorerie;
- notele explicative.
Cerințele concrete depind de categoria entității și de reglementările aplicabile.
De ce este Ordinul 1802/2014 important pentru administratorul unei firme?
Administratorul nu trebuie să cunoască fiecare cont contabil sau fiecare paragraf al ordinului.
Este însă util să înțeleagă că situațiile financiare ale societății nu sunt doar formulare întocmite pentru a fi depuse la autorități.
Ele reflectă patrimoniul, datoriile, creanțele, veniturile, cheltuielile și rezultatul activității companiei.
Informațiile contabile corecte îl ajută pe administrator să răspundă la întrebări esențiale:
Firma este profitabilă?
Cât avem de încasat de la clienți?
Ce datorii avem?
Ce valoare au activele societății?
Care sunt costurile reale ale activității?
Există creanțe care riscă să nu mai fie recuperate?
Contabilitatea devine astfel nu doar o obligație legală, ci și un instrument de administrare a afacerii.
Ordinul 1802/2014 trebuie consultat în forma actualizată
Deși poartă numărul și anul 1802/2014, reglementarea nu trebuie citită exclusiv în forma în care a fost publicată în anul 2014.
De-a lungul timpului, aceasta a fost modificată și completată prin mai multe acte normative.
În consecință, pentru stabilirea unui tratament contabil în prezent trebuie utilizată forma actualizată a reglementărilor, nu o versiune veche salvată cu ani în urmă.
Acest lucru este cu atât mai important cu cât modificările pot afecta clasificarea entităților, prezentarea situațiilor financiare sau tratamentul contabil al anumitor operațiuni.
Concluzie
OMFP nr. 1.802/2014 reprezintă unul dintre actele normative fundamentale pentru contabilitatea societăților din România.
Reglementarea stabilește cadrul în care sunt recunoscute, evaluate, înregistrate și prezentate activele, datoriile, capitalurile proprii, veniturile și cheltuielile unei entități.
Totodată, stabilește principiile contabile, regulile privind situațiile financiare, planul general de conturi și numeroase tratamente aplicabile operațiunilor întâlnite în activitatea curentă.
Pentru antreprenori este importantă mai ales o idee: contabilitatea nu înseamnă doar înregistrarea facturilor și calcularea taxelor.
O contabilitate organizată corect trebuie să reflecte realitatea economică a firmei și să ofere administratorului informații relevante pentru luarea deciziilor.
B&B Consulting oferă servicii complete de contabilitate, consultanță fiscală, salarizare și asistență financiar-contabilă pentru societăți din Arad, Timișoara și din întreaga țară.
