RO e-Factura este, în 2026, unul dintre principalele sisteme fiscale electronice utilizate de companiile din România.
Reglementarea de bază este OUG nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, act normativ modificat și completat în repetate rânduri.
Pentru firme, este important să fie înțelese corect atât obligația de transmitere a facturilor, cât și excepțiile prevăzute de lege.
Ce este factura electronică?
Legea definește factura electronică drept factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea electronică și automată a informațiilor.
Prin urmare, o factură în format PDF transmisă prin e-mail nu este, prin ea însăși, factura electronică în sensul sistemului RO e-Factura.
Factura electronică este documentul structurat transmis prin sistemul administrat de Ministerul Finanțelor.
Care este documentul original?
După transmiterea unei facturi valide, sistemul aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și pune documentul la dispoziția destinatarului.
Exemplarul original al facturii electronice este:
fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Această regulă este importantă inclusiv pentru arhivare.
Reprezentarea PDF poate fi utilizată pentru citirea facilă a facturii, dar documentul electronic original rămâne XML-ul sigilat.
Cum funcționează transmiterea prin RO e-Factura?
Circuitul este, în esență, următorul:
- furnizorul emite factura;
- factura este generată în formatul XML cerut de sistem;
- XML-ul este transmis în RO e-Factura;
- sistemul verifică structura documentului;
- dacă factura este validă, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor;
- factura este pusă la dispoziția destinatarului.
Dacă documentul nu respectă structura tehnică obligatorie, emitentul primește un mesaj cu erorile identificate.
Factura trebuie corectată și retransmisă.
De aceea, simpla transmitere din programul de facturare nu este suficientă. Firma trebuie să verifice și validarea cu succes a documentului.
RO e-Factura în relația B2B
Relația B2B reprezintă tranzacția comercială dintre doi operatori economici.
Pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării sau prestării în România, persoanele impozabile stabilite în România au obligația, în condițiile prevăzute de OUG nr. 120/2021, să transmită facturile către destinatari prin sistemul RO e-Factura.
Regula se aplică indiferent dacă persoanele respective sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, în măsura în care intră în categoria persoanelor pentru care legea instituie obligația.
Există însă și excepții exprese, astfel că nu orice document emis în cadrul unei activități economice trebuie tratat automat în același mod.
Care este termenul de transmitere?
Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistem este de:
5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii prevăzută de Codul fiscal.
Termenul se calculează în zile lucrătoare.
În practică, este recomandat ca transmiterea să se facă cât mai aproape de momentul emiterii, pentru a evita problemele generate de erori tehnice sau de validare.
Ce se întâmplă cu bonurile fiscale?
Legea prevede expres că sunt exceptate de la obligația de transmitere în sistem bonurile fiscale emise cu aparate de marcat electronice fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, potrivit art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Codul fiscal.
Cu alte cuvinte: dacă bonul fiscal îndeplinește condițiile legale pentru a fi considerat factură simplificată, bonul respectiv nu se transmite în RO e-Factura.
Această excepție este prevăzută atât pentru tranzacțiile B2B, cât și pentru facturile aferente relațiilor B2C.
Dar dacă se emite și o factură separată?
Situația este diferită dacă, pe lângă bonul fiscal, furnizorul emite o factură distinctă.
În acest caz, nu mai discutăm despre transmiterea bonului fiscal. Factura emisă separat trebuie analizată potrivit regulilor generale RO e-Factura și, dacă operațiunea intră în sfera obligației de raportare, factura se transmite în sistem.
Exemplu:
Un client cumpără produse dintr-un magazin și primește un bon fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate. Bonul nu trebuie transmis în RO e-Factura.
Dacă însă clientul solicită și primește o factură distinctă pentru aceeași achiziție, factura emisă separat va fi transmisă prin RO e-Factura dacă sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile.
Prin urmare, regula practică este:
• bon fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate = nu se transmite în RO e-Factura;
• factură emisă separat = se verifică obligația RO e-Factura și, dacă intră sub incidența acesteia, se transmite.
RO e-Factura în relația B2C
Relația B2C reprezintă tranzacția dintre un operator economic și o persoană neimpozabilă, de regulă o persoană fizică.
Începând cu 1 ianuarie 2025, persoanele impozabile stabilite în România au obligația să transmită în RO e-Factura facturile emise pentru livrările de bunuri și prestările de servicii cu locul în România, efectuate în relația B2C.
Și în această situație, termenul este de 5 zile lucrătoare.
Transmiterea facturii în RO e-Factura nu înseamnă însă că persoana fizică trebuie să își descarce factura din SPV.
Furnizorul are în continuare obligația să transmită factura clientului potrivit regulilor generale de facturare.
Ce se întâmplă dacă persoana fizică nu comunică un cod de identificare fiscală?
Legea reglementează expres această situație.
Dacă beneficiarul persoană fizică nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală, factura se emite utilizând:
un cod format din 13 cifre de zero
în locul codului de identificare fiscală al beneficiarului.
Prin urmare, lipsa CNP-ului nu împiedică transmiterea facturii în RO e-Factura.
Cum sunt tratate livrările intracomunitare de bunuri?
Aici este necesară o formulare foarte exactă.
În cazul obligației B2B, legea prevede o excepție pentru facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, atunci când beneficiarul, persoană impozabilă stabilită în România, comunică furnizorului un cod de înregistrare în scopuri de TVA dintr-un alt stat membru.
O prevedere similară există și pentru anumite livrări efectuate către persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, atunci când beneficiarul comunică un cod de TVA din alt stat membru.
Este important ca această excepție să nu fie extinsă automat la toate operațiunile externe.
Totuși dacă beneficiarul este o firmă din alt stat UE, dar pentru tranzacția respectivă îți comunică un cod de TVA din România (RO…), atunci nu se aplică excepția pentru livrarea intracomunitară menționată în art. 10 din lege. Excepția este formulată expres pentru situația în care beneficiarul comunică „un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru.
Ce se întâmplă cu facturile emise către instituții publice?
RO e-Factura este utilizată și în relațiile cu instituțiile publice.
În cazul operațiunilor B2G, factura electronică este transmisă prin sistem, iar instituția publică are obligația să o primească, să o prelucreze și să verifice legalitatea, conformitatea și regularitatea documentului.
Pentru facturile aferente anumitor contracte de achiziții publice, achiziții sectoriale, concesiuni de lucrări sau servicii, trebuie înscrise și codurile CPV corespunzătoare, potrivit legislației aplicabile.
Se poate returna o factură din sistem?
Nu.
Odată comunicată destinatarului, factura electronică nu poate fi „returnată” în sistemul RO e-Factura.
Dacă beneficiarul are obiecții, acesta poate informa emitentul, inclusiv prin intermediul sistemului.
Dacă factura conține erori și trebuie corectată, se aplică regulile de corecție prevăzute de Codul fiscal.
Factura de corecție trebuie transmisă, la rândul ei, prin RO e-Factura.
Data emiterii și data comunicării sunt diferite
Data facturii este data înscrisă de emitent pe document.
Data comunicării prin RO e-Factura este data la care factura devine disponibilă destinatarului pentru descărcare din sistem.
Această dată este accesibilă atât beneficiarului, cât și emitentului.
RO e-Factura creează astfel o dovadă electronică clară privind momentul în care documentul a fost pus la dispoziția destinatarului.
Ce se întâmplă dacă factura este transmisă cu erori?
Dacă XML-ul nu respectă structura tehnică obligatorie, sistemul transmite emitentului un mesaj de eroare.
Factura nu trebuie considerată valid transmisă doar pentru că a fost încărcată.
Este necesară:
- identificarea erorii;
- corectarea documentului;
- retransmiterea facturii;
- verificarea validării finale.
Această etapă este importantă mai ales în apropierea expirării termenului de 5 zile lucrătoare.
Există și categorii exceptate de la utilizarea obligatorie?
Da.
OUG nr. 120/2021 conține mai multe situații speciale și excepții.
De exemplu, agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori nu au obligația utilizării sistemului RO e-Factura potrivit reglementării actuale, dar pot opta pentru folosirea acestuia.
Există și alte categorii pentru care obligația poate depinde de înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu sau opțional.
De aceea, în situațiile particulare trebuie verificat statutul fiscal concret al persoanei.
De ce trebuie verificate și facturile primite?
RO e-Factura nu înseamnă doar transmiterea facturilor emise.
Firmele trebuie să verifice periodic și documentele primite prin sistem.
În practică, pot apărea situații precum:
- facturi emise către un CUI greșit;
- facturi pe care firma nu le recunoaște;
- valori diferite față de cele contractate;
- facturi dublate;
- cote de TVA greșite;
- documente transmise fără să existe o operațiune reală;
- facturi care trebuie corectate.
Simpla existență a unei facturi în sistem nu înseamnă că operațiunea trebuie acceptată automat din punct de vedere contabil.
Validarea tehnică nu înseamnă validare fiscală
Acesta este unul dintre cele mai importante aspecte.
RO e-Factura verifică structura tehnică a documentului și permite transmiterea lui în sistem.
Sistemul nu garantează însă automat că:
- operațiunea este reală;
- cota de TVA este corectă;
- cheltuiala este deductibilă;
- tratamentul fiscal este corect;
- beneficiarul este cel corect;
- bunurile sau serviciile au fost efectiv livrate.
Prin urmare, verificarea contabilă și fiscală rămâne obligatorie.
Ce greșeli ar trebui evitate?
Printre cele mai frecvente probleme în utilizarea RO e-Factura se numără:
- transmiterea după termenul legal;
- neverificarea mesajului de validare;
- ignorarea erorilor tehnice;
- păstrarea exclusiv a PDF-ului;
- neverificarea XML-ului sigilat;
- nerespectarea regulilor de corecție;
- tratarea greșită a operațiunilor intracomunitare;
- transmiterea eronată a facturilor către persoane fizice;
- ignorarea facturilor primite în sistem.
Ce procedură ar trebui să aibă o firmă?
Pentru un control intern eficient, fluxul documentelor poate fi organizat astfel:
Emiterea facturii → generarea XML → transmiterea în RO e-Factura → verificarea validării → arhivarea XML-ului sigilat → transmiterea către client, dacă este cazul → înregistrarea contabilă.
Pentru documentele primite:
Descărcare → verificare furnizor → verificare operațiune → verificare TVA → înregistrare contabilă → solicitare corecție dacă există erori.
În cazul firmelor cu multe documente, automatizarea acestor procese poate reduce considerabil riscul de eroare.
De ce este RO e-Factura importantă pentru controalele fiscale?
RO e-Factura oferă ANAF acces rapid la informații structurate privind tranzacțiile economice.
Datele pot fi corelate cu:
- declarațiile de TVA;
- SAF-T;
- declarații fiscale;
- informațiile despre partenerii comerciali;
- alte baze de date fiscale.
În consecință, diferențele dintre contabilitatea firmei și informațiile existente în sistemele ANAF pot fi identificate mult mai ușor decât în trecut.
Pentru contribuabili, reconcilierea periodică a datelor devine astfel foarte importantă.
Concluzie
RO e-Factura nu mai este doar un sistem de transmitere electronică a facturilor, ci o componentă centrală a administrării fiscale din România.
În 2026, firmele trebuie să urmărească atent obligațiile aplicabile în relațiile B2B, B2C și B2G, termenul de transmitere de 5 zile lucrătoare, precum și excepțiile prevăzute de lege.
O atenție specială trebuie acordată bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și livrărilor intracomunitare de bunuri, deoarece aceste situații au reguli specifice și nu trebuie tratate prin formulări generale.
De asemenea, trebuie reținut că documentul electronic original este fișierul XML sigilat de Ministerul Finanțelor, iar validarea tehnică a facturii nu înlocuiește verificarea contabilă și fiscală a operațiunii.
La data publicării acestui articol mfinante.ro publica următoare statistică privind e-factura:
Facturi primite și livrate: 2.495.704.212
Din care în relația B2G: 85.040.444
Din care în relația B2C: 1.377.525.907
Facturi primite și livrate în ziua anterioară: 5.593.504
Din care în relația B2G: 69.470
Din care în relația B2C: 4.027.706
Facturi primite și livrate în ultimele 30 de minute: 104.161
Din care în relația B2G: 564
Din care în relația B2C: 93.371
Facturi primite și livrate de la 01.01.2026: 784.374.832
Din care în relația B2G: 12.773.545
Din care în relația B2C: 542.133.608
Data raportării: 08.08.2026 19:02