Alegerea contabilului este una dintre deciziile importante pentru orice antreprenor. Un contabil bun nu se limitează la înregistrarea documentelor și depunerea declarațiilor fiscale, ci poate deveni un partener care te ajută să înțelegi mai bine situația financiară a firmei și să eviți riscurile fiscale.
În practică, diferența dintre o colaborare bună și una problematică apare de multe ori din modul în care contabilul comunică, din experiența pe care o are și din capacitatea lui de a înțelege specificul afacerii.
1. Verifică experiența profesională
Primul criteriu ar trebui să fie experiența.
Un contabil care a lucrat cu mai multe tipuri de firme și activități poate identifica mai repede situațiile neobișnuite și riscurile fiscale.
Este important să verifici dacă persoana sau firma de contabilitate are experiență în domenii precum:
- contabilitate financiară;
- fiscalitate;
- salarizare și resurse umane;
- TVA;
- relația cu ANAF;
- închideri de exercițiu și situații financiare;
- controale fiscale;
- operațiuni mai complexe, dacă afacerea ta le implică.
Experiența nu înseamnă doar numărul de ani de activitate, ci și diversitatea situațiilor profesionale gestionate.
2. Verifică dacă este autorizat
Pentru serviciile de contabilitate și expertiză contabilă este important să lucrezi cu profesioniști autorizați, care își desfășoară activitatea în condițiile legii.
Calitatea de expert contabil sau contabil autorizat oferă un nivel suplimentar de siguranță, deoarece profesioniștii din domeniu sunt supuși unor reguli profesionale și obligații de pregătire continuă.
Înainte de începerea colaborării, nu este greșit să întrebi ce calificări profesionale are persoana care va răspunde efectiv de contabilitatea firmei tale.
3. Alege un contabil care răspunde la întrebări
Comunicarea este esențială.
Antreprenorii se confruntă frecvent cu întrebări precum:
„Pot să deduc această cheltuială?”
„Cum facturez această operațiune?”
„Ce taxe trebuie plătite?”
„Pot angaja această persoană?”
„Ce trebuie să fac dacă primesc o notificare de la ANAF?”
Un contabil bun trebuie să poată răspunde clar și într-un termen rezonabil.
Dacă primești constant răspunsuri foarte târziu sau nu primești explicații suficiente, colaborarea poate deveni dificilă exact atunci când ai nevoie cel mai mult de sprijin.
4. Nu alege doar după preț
Prețul este important, dar nu ar trebui să fie singurul criteriu.
O ofertă foarte ieftină poate părea atractivă la început, însă trebuie analizat ce servicii sunt efectiv incluse.
Două oferte de contabilitate pot avea prețuri diferite deoarece includ niveluri diferite de servicii.
De exemplu, este important să verifici dacă prețul include:
- evidența contabilă completă;
- declarațiile fiscale;
- balanța lunară;
- situațiile financiare;
- salarizarea;
- administrarea de personal;
- consultanța fiscală curentă;
- asistența în cazul notificărilor ANAF;
- suportul în cazul unui control.
Compară întotdeauna serviciile incluse, nu doar suma lunară.
5. Contabilul trebuie să înțeleagă afacerea ta
Nu toate firmele sunt la fel.
O societate de servicii are probleme contabile diferite față de un magazin online, o firmă de construcții sau o companie care efectuează tranzacții intracomunitare.
Un contabil bun trebuie să înțeleagă:
- cum obține firma veniturile;
- ce tipuri de cheltuieli are;
- cum facturează;
- dacă lucrează cu clienți sau furnizori din străinătate;
- dacă are salariați;
- ce riscuri fiscale sunt specifice domeniului.
Cu cât contabilul înțelege mai bine modelul de business, cu atât poate oferi recomandări mai utile.
6. Întreabă cum se transmit documentele
Într-o colaborare modernă, documentele nu ar trebui să fie neapărat transportate lunar în dosare.
Toate operațiunile pot fi gestionate electronic.
Este util să afli de la început:
- cum se transmit documentele;
- cine verifică documentele lipsă;
- cum sunt preluate facturile din RO e-Factura și unde sunt salvate;
- cum sunt comunicate extrasele bancare;
- ce documente trebuie trimise de firmă;
- cât de des se face verificarea informațiilor.
O procedură clară reduce riscul de documente uitate și declarații greșite.
7. Verifică dacă primești informații înainte de termene
Un contabil bun nu ar trebui să te contacteze doar după apariția unei probleme.
Este util ca antreprenorul să primească din timp informații despre:
- taxele care trebuie plătite;
- termenele fiscale;
- modificările legislative importante;
- documentele care lipsesc;
- situațiile neobișnuite identificate în contabilitate.
O comunicare preventivă este de multe ori mai valoroasă decât rezolvarea unei probleme după ce aceasta a apărut.
8. Întreabă cine va lucra efectiv pe firma ta
Atunci când colaborezi cu o firmă de contabilitate, persoana cu care discuți inițial nu este întotdeauna aceeași cu persoana care va prelucra efectiv documentele.
Este util să știi:
- cine este persoana responsabilă de dosarul tău;
- cine răspunde la întrebările fiscale;
- cui trimiți documentele;
- cine te contactează dacă apare o problemă.
Responsabilitățile clare fac colaborarea mult mai eficientă.
9. Uită-te la modul în care îți explică lucrurile
Contabilitatea și fiscalitatea pot fi complicate, dar explicațiile nu trebuie să fie complicate.
Un profesionist bun trebuie să poată transforma o regulă fiscală într-o explicație pe care antreprenorul o poate înțelege.
De exemplu, nu este suficient să ți se spună doar că „nu este deductibil”.
Este mult mai util să înțelegi:
- de ce nu este deductibil;
- ce risc fiscal există;
- ce documente ar fi necesare;
- ce alternativă legală există, dacă este cazul.
Capacitatea de a explica este un criteriu important în alegerea contabilului.
10. Verifică modul în care gestionează controalele ANAF
Nicio firmă nu își dorește un control fiscal, dar acesta poate apărea.
Este important să știi dacă firma de contabilitate oferă suport atunci când:
- primești o notificare;
- primești o solicitare de documente;
- începe o inspecție fiscală;
- este necesară formularea unui răspuns către ANAF;
- apar diferențe între evidența contabilă și informațiile autorității.
Experiența în relația cu autoritățile fiscale poate fi foarte importantă în astfel de situații.
11. Verifică dacă există un contract clar
Colaborarea trebuie să fie bazată pe un contract de servicii bine definit.
Contractul ar trebui să clarifice cel puțin:
- serviciile prestate;
- responsabilitățile fiecărei părți;
- termenele de predare a documentelor;
- modalitatea de comunicare;
- onorariul;
- serviciile suplimentare;
- condițiile de încetare a colaborării.
Un contract clar reduce riscul apariției unor neînțelegeri.
12. Nu ignora compatibilitatea profesională
O colaborare cu un contabil este de regulă una pe termen lung.
De aceea, contează și modul în care comunici cu persoana respectivă.
Dacă poți discuta deschis, primești explicații clare și simți că problemele tale sunt tratate cu seriozitate, colaborarea are șanse mai mari să funcționeze bine.
Contabilul trebuie să fie un profesionist în care ai încredere să gestioneze informații importante despre firma ta.
Care sunt semnele unei colaborări bune?
O colaborare bună cu contabilul ar trebui să îți ofere în primul rând predictibilitate.
Documentele sunt procesate la timp, declarațiile sunt depuse corect, taxele sunt comunicate înainte de scadență, iar întrebările primesc răspunsuri clare.
Antreprenorul ar trebui să știe că, atunci când apare o modificare fiscală importantă sau o situație neobișnuită, are cui să îi ceară o opinie.
Concluzie
Alegerea unui contabil nu ar trebui făcută exclusiv pe baza celui mai mic preț.
Experiența, calificarea profesională, comunicarea, disponibilitatea, cunoașterea fiscalității și capacitatea de a înțelege activitatea firmei sunt criterii mult mai importante pe termen lung.
Un contabil bun nu elimină responsabilitatea antreprenorului asupra propriei afaceri, dar îl ajută să ia decizii mai bine informate și să reducă riscurile fiscale și administrative.