Încheierea contractului individual de muncă: obligații, termene și documente necesare

Angajarea unei persoane nu presupune numai semnarea contractului individual de muncă. Înainte ca salariatul să înceapă activitatea, angajatorul trebuie să îndeplinească mai multe obligații privind informarea viitorului salariat, medicina muncii, redactarea contractului și transmiterea datelor în REGES-ONLINE.

Nerespectarea ordinii și a termenelor poate conduce la constatarea muncii nedeclarate, chiar dacă angajatorul intenționa să formalizeze ulterior raportul de muncă.

Ce este contractul individual de muncă

Contractul individual de muncă este acordul prin care o persoană fizică se obligă să desfășoare o activitate pentru și sub autoritatea unui angajator, în schimbul unui salariu.

Elementele definitorii ale raportului de muncă sunt:

• prestarea muncii de către o persoană fizică;
• subordonarea față de angajator;
• respectarea programului și a atribuțiilor stabilite;
• plata unei remunerații;
• asumarea de către angajator a obligațiilor specifice unui raport de muncă.

Clauzele contractului nu pot acorda salariatului drepturi sub nivelul minim prevăzut de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Contract pe durată nedeterminată sau determinată

Regula este încheierea contractului individual de muncă pe durată nedeterminată.

Contractul pe durată determinată reprezintă o excepție și poate fi folosit numai în situațiile prevăzute expres de Codul muncii. Angajatorul nu poate alege durata determinată doar pentru că dorește să poată înceta mai ușor raportul de muncă.

Dacă există incertitudini privind aptitudinile viitorului salariat, instrumentul legal este perioada de probă, nu folosirea nejustificată a unui contract pe durată determinată.

Vârsta minimă pentru angajare

O persoană dobândește capacitate de muncă la împlinirea vârstei de 16 ani.

Angajarea este posibilă și de la 15 ani, dar numai:

• cu acordul părinților sau al reprezentanților legali;
• pentru activități potrivite dezvoltării fizice și cunoștințelor minorului;
• dacă munca nu îi afectează sănătatea, dezvoltarea sau pregătirea profesională.

Angajarea persoanelor sub 15 ani este interzisă. Pentru locurile de muncă grele, vătămătoare sau periculoase este necesară împlinirea vârstei de 18 ani.

Informarea persoanei selectate

Înainte de încheierea sau modificarea contractului, angajatorul trebuie să informeze persoana selectată cu privire la clauzele esențiale ale raportului de muncă.

Informarea cuprinde cel puțin:

• identitatea părților;
• locul de muncă;
• sediul sau domiciliul angajatorului;
• funcția sau ocupația și atribuțiile postului;
• criteriile de evaluare profesională;
• riscurile specifice postului;
• data începerii activității;
• durata contractului, dacă este determinată;
• durata concediului de odihnă;
• condițiile și durata preavizului;
• salariul de bază și celelalte elemente salariale;
• periodicitatea și metoda plății salariului;
• durata și repartizarea timpului de muncă;
• condițiile privind orele suplimentare;
• contractul colectiv de muncă aplicabil;
• durata și condițiile perioadei de probă;
• dreptul și condițiile privind formarea profesională;
• avantajele acordate de angajator, dacă există;
• procedurile de utilizare a semnăturii electronice.

Obligația de informare este considerată îndeplinită la semnarea contractului individual de muncă, dacă elementele obligatorii sunt cuprinse în document.

Fișa postului, cu atribuțiile aferente funcției, trebuie pusă la dispoziția salariatului și constituie un document important atât pentru organizarea activității, cât și pentru evaluarea sau cercetarea disciplinară ulterioară.

Examenul de medicina muncii este obligatoriu

O persoană poate fi angajată numai în baza certificatului medical care confirmă că este aptă pentru postul respectiv.

Fișa de aptitudine trebuie obținută înainte de începerea activității. Un certificat eliberat de medicul de familie nu înlocuiește, în mod obișnuit, evaluarea realizată de medicul de medicina muncii.

Lipsa certificatului medical atrage nulitatea contractului individual de muncă. Pentru anumite domenii, precum sănătatea, alimentația publică sau educația, pot fi necesare și investigații medicale specifice.

Solicitarea unui test de graviditate la angajare este interzisă.

Verificarea aptitudinilor profesionale

Contractul se încheie după verificarea prealabilă a aptitudinilor profesionale și personale ale candidatului.

În funcție de post, verificarea poate include:

• analiza documentelor de studii și calificare;
• interviul;
• proba practică;
• testarea profesională;
• concursul sau examenul, în cazurile prevăzute de lege.

Angajatorul poate cere informații de la foștii angajatori numai cu încunoștințarea prealabilă a candidatului și numai cu privire la activitățile îndeplinite și durata angajării.

Informațiile solicitate candidatului trebuie să fie relevante pentru capacitatea de ocupare a postului.

Contractul trebuie semnat înainte de începerea activității

Contractul individual de muncă trebuie încheiat:

• în baza consimțământului ambelor părți;
• în formă scrisă;
• în limba română;
• cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Obligația redactării și încheierii contractului revine angajatorului.

Anterior începerii activității, angajatorul trebuie să îi înmâneze salariatului un exemplar al contractului. Nu este legal ca persoana să înceapă munca și contractul să fie semnat ulterior, nici măcar dacă întârzierea este de o singură zi.

Dacă salariatul este cetățean străin, contractul trebuie întocmit atât în limba română, cât și în limba statului său de origine sau într-o limbă de circulație internațională pe care acesta o înțelege.

Transmiterea contractului în REGES-ONLINE

Elementele contractului trebuie completate și transmise în Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Termenul trebuie respectat chiar dacă ziua anterioară începerii activității este nelucrătoare. Inspecția Muncii precizează că înregistrarea trebuie făcută înainte de începerea activității, indiferent dacă termenul cade într-o zi lucrătoare sau nelucrătoare. Întrebări frecvente REGES-ONLINE

De exemplu, dacă salariatul începe activitatea luni, contractul trebuie semnat și transmis cel târziu duminică. Din motive practice, formalitățile ar trebui finalizate în ultima zi lucrătoare anterioară.

REGES-ONLINE funcționează potrivit HG nr. 295/2025 și procedurii aprobate prin Ordinul nr. 1.107/2025.

Când există muncă nedeclarată

Codul muncii consideră muncă nedeclarată:

• primirea unei persoane la muncă fără contract scris încheiat cel târziu în ziua anterioară începerii activității;
• primirea la muncă fără transmiterea elementelor contractului în registrul salariaților;
• prestarea activității în perioada în care contractul este suspendat;
• depășirea duratei de muncă stabilite într-un contract cu timp parțial, în afara excepțiilor legale.

Existența unui contract semnat nu este suficientă dacă acesta nu a fost transmis la timp în REGES-ONLINE. În sens invers, nici introducerea datelor în registru nu înlocuiește contractul scris și semnat de părți.

Ce este munca subdeclarată

Munca subdeclarată apare atunci când salariatului i se plătește efectiv un salariu net mai mare decât cel evidențiat în:

• statul de plată;
• contabilitatea angajatorului;
• declarația 112 transmisă autorităților fiscale.

Diferențele plătite în afara documentelor salariale nu reprezintă simple erori administrative, ci pot atrage consecințe în domeniul fiscal și al relațiilor de muncă.

Contractul poate fi semnat electronic

Părțile pot folosi semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată pentru încheierea, modificarea, suspendarea ori încetarea contractului.

Angajatorul nu poate obliga persoana selectată sau salariatul să utilizeze semnătura electronică. Alegerea trebuie acceptată de ambele părți.

Pentru același document, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură:

• ambele semnează olograf; sau
• ambele semnează electronic, în condițiile legii.

Nu este recomandată semnarea aceluiași contract olograf de către o parte și electronic de cealaltă.

Documentele electronice trebuie arhivate corespunzător și puse la dispoziția organelor de control în format electronic. Inspectorii nu pot solicita și un exemplar pe hârtie dacă documentul a fost încheiat legal în format electronic.

Perioada de probă

Perioada de probă poate fi de cel mult:

• 90 de zile calendaristice pentru funcțiile de execuție;
• 120 de zile calendaristice pentru funcțiile de conducere;
• 30 de zile calendaristice pentru persoanele cu handicap.

Perioada de probă se desfășoară numai în interiorul unui contract individual de muncă. Persoana nu poate fi chemată să lucreze „câteva zile de probă” fără contract.

Pe durata sau la finalul perioadei de probă, contractul poate înceta printr-o notificare scrisă, la inițiativa oricărei părți:

• fără preaviz;
• fără motivarea deciziei;
• fără parcurgerea procedurii concedierii sau a demisiei cu preaviz.

Salariatul beneficiază pe durata probei de salariu și de toate celelalte drepturi prevăzute de lege și de contract. Perioada de probă constituie vechime în muncă.

În principiu, pe durata aceluiași contract poate fi stabilită o singură perioadă de probă. O nouă probă este permisă dacă salariatul începe o altă funcție sau profesie ori urmează să lucreze în condiții grele, vătămătoare sau periculoase.

Nu poate fi stabilită o nouă perioadă de probă dacă, în termen de 12 luni, aceleași părți încheie un alt contract pentru aceeași funcție și aceleași atribuții.

Clauze speciale care pot fi introduse în contract

Pe lângă elementele obligatorii, părțile pot negocia clauze privind:

• formarea profesională;
• neconcurența;
• mobilitatea;
• confidențialitatea.

Aceste clauze trebuie adaptate activității concrete. Preluarea unor formulări generale dintr-un model nu garantează că ele vor putea produce efecte.

Clauza de neconcurență

Clauza de neconcurență poate produce efecte după încetarea contractului numai dacă precizează concret:

• activitățile interzise;
• terții în favoarea cărora operează interdicția;
• aria geografică;
• perioada de aplicare;
• indemnizația lunară de neconcurență.

Indemnizația trebuie să fie de cel puțin 50% din media veniturilor salariale brute ale salariatului din ultimele șase luni. Clauza poate produce efecte pentru o perioadă de maximum doi ani și nu poate interzice în mod absolut exercitarea profesiei.

Clauza de mobilitate

Clauza de mobilitate se utilizează atunci când activitatea nu se desfășoară într-un loc stabil. În schimbul mobilității, salariatul trebuie să beneficieze de prestații suplimentare în bani sau în natură, menționate în contract.

Clauza de confidențialitate

Prin clauza de confidențialitate, părțile stabilesc obligația de a nu divulga anumite informații cunoscute în timpul raportului de muncă. Obligația poate continua și după încetarea contractului, iar încălcarea sa poate atrage plata unor daune-interese.

Păstrarea copiei contractului la locul de muncă

Angajatorul trebuie să păstreze la locul în care salariatul își desfășoară activitatea o copie a contractului individual de muncă.

Copia poate fi păstrată:

• pe suport hârtie;
• în format electronic.

Documentul este păstrat de persoana desemnată de angajator, cu respectarea confidențialității datelor personale.

Cumulul mai multor contracte de muncă

Un salariat poate lucra la mai mulți angajatori sau poate avea mai multe contracte la același angajator, dacă programele de muncă nu se suprapun.

Fiecare contract produce drepturi salariale distincte. Angajatorul nu poate aplica un tratament nefavorabil salariatului numai pentru că acesta își exercită dreptul de a cumula mai multe funcții.

Excepție fac situațiile în care o lege specială instituie incompatibilități.

Documentele recomandate la angajare

Dosarul de personal trebuie adaptat postului și situației salariatului. În mod obișnuit, angajatorul va avea nevoie de:

• actul de identitate;
• documentele de studii sau calificare;
• fișa de aptitudine eliberată de medicina muncii;
• contractul individual de muncă;
• fișa postului;
• documentele privind informarea salariatului;
• declarațiile necesare pentru salarizare și acordarea deducerilor;
• documentele privind persoanele aflate în întreținere, dacă este cazul;
• avizele sau autorizațiile speciale cerute pentru anumite profesii;
• documentele privind dreptul de muncă, pentru cetățenii străini;
• dovada transmiterii contractului în REGES-ONLINE.

Angajatorul trebuie să solicite numai documentele necesare raportului de muncă și să respecte regulile privind protecția datelor personale.

Ordinea corectă a formalităților

Pentru evitarea erorilor, procesul de angajare poate fi organizat astfel:

1. Stabilirea funcției, atribuțiilor, salariului și programului de lucru.
2. Verificarea studiilor, calificărilor și aptitudinilor candidatului.
3. Informarea persoanei selectate asupra condițiilor contractuale.
4. Efectuarea examenului de medicina muncii și obținerea fișei de aptitudine.
5. Redactarea contractului individual de muncă și a fișei postului.
6. Semnarea contractului de către ambele părți.
7. Înregistrarea și transmiterea contractului în REGES-ONLINE.
8. Înmânarea unui exemplar salariatului.
9. Efectuarea instruirilor obligatorii privind securitatea și sănătatea în muncă și situațiile de urgență.
10. Începerea efectivă a activității la data stabilită în contract.

Contractul trebuie semnat și transmis în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Recomandarea practică este ca formalitățile să nu fie lăsate pentru ultima zi.

Concluzie

Încheierea legală a unui contract individual de muncă presupune mai mult decât completarea unui formular. Angajatorul trebuie să verifice aptitudinea medicală și profesională, să informeze candidatul, să redacteze și să semneze contractul, să transmită datele în REGES-ONLINE și să îi înmâneze salariatului un exemplar înainte de începerea activității.

Cele mai importante reguli sunt simple: nicio persoană nu trebuie primită la muncă înainte de semnarea contractului și transmiterea acestuia în registru, iar perioada de probă nu poate fi desfășurată în afara unui contract de muncă.