Legea contabilității nr. 82/1991 reprezintă actul normativ de bază care reglementează organizarea și conducerea contabilității în România.
Deși multe dintre obligațiile prevăzute de lege sunt gestionate în practică de contabil sau de firma de contabilitate, responsabilitatea administrării corecte a evidenței financiar-contabile nu trebuie privită exclusiv ca o problemă a departamentului contabil.
Administratorii societăților au propriile responsabilități, iar nerespectarea regulilor privind documentele justificative, inventarierea, arhivarea sau depunerea situațiilor financiare poate atrage sancțiuni importante.
Cine este obligat să țină contabilitate?
Obligația de a organiza și conduce contabilitatea financiară revine, printre altele:
- societăților;
- companiilor și societăților naționale;
- regiilor autonome;
- societăților cooperative;
- instituțiilor publice;
- asociațiilor și altor persoane juridice cu sau fără scop patrimonial;
- anumitor entități fără personalitate juridică;
- persoanelor juridice străine care desfășoară activitate prin sedii permanente în România.
Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit și determină venitul în sistem real au, la rândul lor, obligații de evidență contabilă, potrivit regulilor aplicabile categoriei din care fac parte.
Contabilitatea trebuie să reflecte toate operațiunile firmei
Una dintre regulile fundamentale ale Legii contabilității este că orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată într-un document justificativ și înregistrată în contabilitate.
Legea interzice deținerea de active sau datorii și efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea acestora în contabilitate.
Cu alte cuvinte, evidența contabilă trebuie să reflecte realitatea economică a societății, nu doar documentele care ajung ocazional la contabil.
Documentele justificative sunt esențiale
Orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării acesteia, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate.
Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care:
- le întocmesc;
- le vizează;
- le aprobă;
- le înregistrează în contabilitate.
De aceea, existența unei facturi sau a unui document nu este suficientă dacă informațiile înscrise sunt incomplete, necorelate sau nu reflectă operațiunea reală.
Pentru firme este important ca documentele transmise contabilității să fie complete, corecte și furnizate la timp.
Cine răspunde pentru organizarea contabilității?
Legea face o diferență importantă între organizarea contabilității și conducerea contabilității.
Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine, în primul rând, administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității.
Contabilitatea poate fi organizată intern, printr-un compartiment condus de director economic, contabil-șef sau o altă persoană cu studii economice superioare.
Alternativ, societatea poate externaliza contabilitatea printr-un contract de prestări servicii încheiat cu o persoană fizică sau juridică autorizată, membră CECCAR.
În cazul externalizării, răspunderea pentru conducerea contabilității revine prestatorului autorizat, potrivit legii și contractului încheiat.
Acest lucru nu înseamnă însă că administratorul este eliberat de toate obligațiile sale privind gestionarea societății și furnizarea documentelor necesare.
Inventarierea este obligatorie
Entitățile au obligația de a efectua inventarierea generală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii:
- la începutul activității;
- cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar;
- în cazul fuziunii;
- în cazul divizării;
- în cazul transformării;
- în cazul lichidării;
- în alte situații prevăzute de lege.
Inventarierea nu trebuie privită doar ca o formalitate de sfârșit de an.
Prin inventariere se verifică dacă situația evidențiată în contabilitate corespunde cu situația faptică a patrimoniului firmei.
Rezultatele inventarierii trebuie ulterior înregistrate în contabilitate.
Registrele obligatorii de contabilitate
Legea stabilește trei registre contabile obligatorii:
- Registrul-jurnal;
- Registrul-inventar;
- Cartea mare.
Acestea trebuie întocmite și păstrate astfel încât să permită identificarea și controlul operațiunilor contabile.
În plus, pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile se întocmește lunar balanța de verificare.
Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?
Registrele obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară trebuie păstrate în arhiva entității timp de:
5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite.
Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.
Și datele procesate prin sisteme informatice trebuie păstrate pe suporturi tehnice pentru aceeași perioadă.
Situațiile financiare anuale, situațiile financiare consolidate și situațiile financiare interimare au însă o perioadă de păstrare de 10 ani.
Ce se întâmplă dacă documentele se pierd?
În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente financiar-contabile, societatea nu poate pur și simplu să constate că acestea nu mai există.
Trebuie inițiată procedura de reconstituire.
Termenul general pentru reconstituirea documentelor este de maximum:
30 de zile de la constatarea pierderii, sustragerii sau distrugerii.
În caz de forță majoră, termenul este de 90 de zile de la încetarea acesteia.
Situațiile financiare anuale sunt obligatorii
Societățile și celelalte entități prevăzute de lege trebuie să întocmească situații financiare anuale.
Acestea reprezintă documentele oficiale prin care este prezentată situația economico-financiară a entității și trebuie să ofere o imagine fidelă asupra:
- poziției financiare;
- performanței financiare;
- activității desfășurate.
Situațiile financiare și raportările contabile sunt semnate atât de reprezentantul legal, cât și de persoana responsabilă de conducerea contabilității. Ele pot fi întocmite și semnate de persoane fizice sau juridice autorizate, membre CECCAR.
Care sunt termenele generale de depunere a bilanțului?
Pentru societățile reglementate de Legea societăților nr. 31/1990 și pentru celelalte entități indicate expres de Legea contabilității, situațiile financiare anuale se depun, în principiu, până la:
31 mai inclusiv a anului următor celui de raportare.
Pentru celelalte persoane juridice, termenul prevăzut de lege este:
30 aprilie inclusiv.
Dacă termenul cade într-o zi nelucrătoare, depunerea se poate face în prima zi lucrătoare următoare.
Pentru entitățile cu exercițiu financiar diferit de anul calendaristic se aplică termene distincte, calculate de la încheierea exercițiului financiar.
Firmele fără activitate au totuși o obligație declarativă
O societate care, de la constituire, nu a desfășurat activitate nu depune situații financiare anuale în aceleași condiții ca o societate activă.
Aceasta trebuie însă să depună o declarație privind lipsa activității, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar.
Prin urmare, „nu am avut activitate” nu înseamnă că firma nu are nicio obligație de raportare.
Dividendele trimestriale presupun situații financiare interimare
Societățile care optează pentru distribuirea trimestrială de dividende trebuie să întocmească situații financiare interimare.
Profitul care poate fi distribuit trimestrial trebuie determinat în condițiile prevăzute de lege, iar după aprobarea situațiilor financiare anuale trebuie realizată regularizarea dividendelor distribuite în cursul exercițiului.
Dacă au fost plătite dividende trimestriale peste suma care putea fi distribuită, diferența trebuie restituită în termenul legal.
Ce riscă firmele care nu respectă Legea contabilității?
Legea prevede o gamă largă de contravenții, printre care:
- neînregistrarea operațiunilor economico-financiare;
- lipsa politicilor și procedurilor contabile;
- nerespectarea regulilor privind registrele de contabilitate;
- nereguli privind documentele justificative;
- nerespectarea obligației de inventariere;
- întocmirea sau semnarea necorespunzătoare a situațiilor financiare;
- depunerea cu întârziere a situațiilor financiare;
- nedepunerea situațiilor financiare;
- prezentarea unor situații financiare cu date eronate sau necorelate.
Amenzile pot ajunge la 20.000 lei
Sancțiunile diferă în funcție de obligația încălcată.
De exemplu, efectuarea unor operațiuni economico-financiare fără înregistrarea lor în contabilitate poate fi sancționată cu amendă între:
2.000 și 20.000 lei.
Nerespectarea obligațiilor privind registrele de contabilitate sau documentele justificative poate atrage amenzi între:
2.000 și 20.000 lei.
Nerespectarea obligației de inventariere poate fi sancționată cu:
3.000 – 20.000 lei.
Pentru întârzierea depunerii situațiilor financiare, cuantumul amenzii crește în funcție de numărul de zile lucrătoare de întârziere și poate ajunge la 4.500 lei dacă întârzierea depășește 30 de zile lucrătoare.
Ce ar trebui să verifice periodic administratorul unei firme?
Chiar dacă societatea lucrează cu un contabil extern, administratorul ar trebui să se asigure că:
- toate documentele ajung la contabilitate;
- operațiunile firmei sunt susținute de documente justificative;
- documentele sunt arhivate corespunzător;
- inventarierea este realizată anual;
- situațiile financiare sunt aprobate și depuse la termen;
- balanțele și situațiile contabile sunt analizate periodic;
- există o comunicare clară între conducerea societății și contabil;
- modificările importante din activitatea firmei sunt comunicate contabilității înainte de efectuarea operațiunilor, nu după.
Contabilitatea corectă nu trebuie privită doar ca o obligație față de ANAF. Ea reprezintă și principalul sistem prin care administratorul poate înțelege situația financiară reală a afacerii.
Concluzie
Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește cadrul fundamental în care firmele din România trebuie să își organizeze evidența financiar-contabilă.
Obligațiile nu se limitează la întocmirea declarațiilor fiscale și depunerea bilanțului. Ele includ documentarea tuturor operațiunilor, întocmirea registrelor contabile, inventarierea patrimoniului, arhivarea documentelor, întocmirea și semnarea situațiilor financiare și respectarea termenelor de raportare.
Pentru administratori, cea mai importantă concluzie este că externalizarea contabilității către un profesionist nu înseamnă renunțarea la responsabilitatea de a gestiona corect activitatea firmei.
O contabilitate bine organizată înseamnă nu doar conformare cu legea, ci și informații financiare corecte pentru deciziile de business.
B&B Consulting oferă servicii complete de contabilitate și consultanță fiscală, prin profesioniști autorizați, membri CECCAR, pentru societăți din Arad, Timișoara și din întreaga țară.