Înființarea unui SRL este doar primul pas în desfășurarea unei activități economice. După obținerea documentelor de la Registrul Comerțului, administratorul trebuie să se ocupe de o serie de obligații contabile, fiscale și administrative necesare funcționării societății.
Unele dintre acestea trebuie avute în vedere chiar dacă firma nu a început încă să factureze sau să obțină venituri.
Mai mult, începând cu anul 2026, anumite obligații au devenit și mai importante. De exemplu, lipsa unui cont de plăți în România sau a unui cont deschis la Trezoreria Statului reprezintă unul dintre cazurile în care o persoană juridică poate fi declarată inactivă fiscal.
Iată principalele aspecte pe care ar trebui să le verifici după înființarea unui SRL.
1. Organizează contabilitatea societății
Orice SRL are obligația de a-și organiza și conduce contabilitatea potrivit legislației contabile.
Prin contabilitate sunt evidențiate operațiunile economice ale societății, inclusiv:
- veniturile și cheltuielile;
- facturile emise și primite;
- încasările și plățile;
- operațiunile bancare și de casierie;
- creanțele și datoriile;
- stocurile și mijloacele fixe;
- salariile;
- taxele și impozitele datorate.
Din acest motiv, colaborarea cu persoana sau societatea care va conduce contabilitatea este bine să fie stabilită încă de la început, nu după acumularea primelor documente.
Contabilul trebuie să cunoască activitatea pe care urmează să o desfășoare societatea, modul în care vor fi realizate încasările, dacă vor exista salariați, operațiuni cu parteneri străini și alte elemente care pot determina obligații fiscale.
Este recomandat ca organizarea contabilității să fie făcută încă de la înființarea societății, chiar dacă firma nu a început să factureze. Obligațiile contabile și fiscale pot apărea înainte de obținerea primelor venituri, iar stabilirea de la început a modului de lucru cu contabilul poate preveni erori, întârzieri și obligații fiscale omise.
2. Verifică regimul fiscal al noului SRL
După înființare trebuie verificat regimul fiscal aplicabil societății.
În funcție de situația concretă, pot exista obligații privind:
- impozitul pe veniturile microîntreprinderilor sau impozitul pe profit;
- TVA;
- impozitul pe salarii și contribuțiile sociale;
- alte impozite, taxe și declarații specifice activității.
Regimul fiscal nu trebuie presupus doar pentru că firma este nouă sau are o anumită dimensiune.
Trebuie verificate condițiile prevăzute de legislația fiscală pentru fiecare situație în parte.
3. Deschide un cont de plăți în România – este important și pentru evitarea inactivității fiscale
Începând cu 1 ianuarie 2026, existența contului firmei are o importanță fiscală suplimentară.
Potrivit art. 92 alin. (1²) din Codul de procedură fiscală, persoana juridică este declarată inactivă dacă: nu are cont de plăți în România sau un cont deschis la o unitate a Trezoreriei Statului.
Aplicarea acestui nou caz de declarare în inactivitate fiscală a început la 1 ianuarie 2026.
Prin urmare, pentru un SRL nou-înființat, deschiderea unui asemenea cont trebuie tratată ca una dintre primele măsuri necesare după constituirea societății.
Contul firmei este important și pentru separarea operațiunilor societății de operațiunile personale ale asociaților și administratorilor.
Ce se întâmplă dacă societatea este declarată inactivă din cauza lipsei contului?
Pentru reactivare, societatea trebuie să îndeplinească cerințele prevăzute de Codul de procedură fiscală și să nu se mai afle în situația care a determinat inactivarea, respectiv să aibă un cont de plăți în România sau un cont deschis la Trezoreria Statului.
Noile reguli sunt importante și dintr-un alt motiv: Codul de procedură fiscală prevede mecanisme pentru dizolvarea contribuabililor care rămân inactivi și nu se reactivează în termenul prevăzut de lege.
4. Obține semnătura electronică și accesul la SPV
După înființarea societății trebuie organizat accesul acesteia la serviciile electronice ale ANAF.
Pentru înrolarea unei persoane juridice în Spațiul Privat Virtual (SPV) se utilizează un certificat digital calificat (semnătură electronică). Certificatul poate aparține reprezentantului legal sau unei persoane împuternicite, cu respectarea procedurii stabilite de ANAF.
Prin SPV, societatea poate comunica electronic cu autoritățile fiscale, poate primi acte și notificări și poate utiliza serviciile electronice puse la dispoziție de ANAF.
Este important să se stabilească de la început cine gestionează accesul societății și cine urmărește documentele și comunicările primite de la ANAF.
5. Obține semnătura electronică și organizează accesul la RO e-Factura
O societate nou-înființată trebuie să verifice obligațiile care îi revin în ceea ce privește sistemul RO e-Factura și să își organizeze atât transmiterea facturilor emise, cât și primirea și descărcarea facturilor de la furnizori.
Facturile emise pentru operațiunile pentru care există obligația utilizării sistemului trebuie transmise în RO e-Factura în formatul electronic prevăzut de legislație și în termenul legal aplicabil.
După transmiterea și validarea facturii, sistemul RO e-Factura aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Exemplarul original al facturii electronice este considerat fișierul XML însoțit de acest sigiliu electronic.
Facturile primite de la furnizori trebuie și ele urmărite
RO e-Factura trebuie verificat și pentru facturile primite de societate de la furnizori.
În relațiile pentru care utilizarea sistemului este obligatorie, destinatarul primește factura electronică prin RO e-Factura. Prin urmare, firma trebuie să organizeze periodic preluarea și descărcarea facturilor primite, astfel încât acestea să ajungă la contabilitate și să fie înregistrate corespunzător.
Acest aspect este important deoarece o factură transmisă de furnizor prin RO e-Factura poate exista în sistem chiar dacă documentul nu a fost trimis separat societății prin e-mail sau în format PDF.
Cine se ocupă de RO e-Factura?
Este recomandabil să se stabilească de la început cine răspunde de:
- emiterea facturilor și transmiterea facturilor emise în RO e-Factura;
- descărcarea și preluarea facturilor de la funizori din RO e-Factura;
- transmiterea documentelor către contabilitate;
- urmărirea eventualelor erori sau mesaje din sistem.
Aceste operațiuni pot fi gestionate de administrator, de personalul societății, de contabil sau automatizat printr-un program de facturare ori contabilitate integrat cu RO e-Factura.
Circuitul ar trebui organizat în ambele sensuri:
Facturi emise:
emitere → transmitere în RO e-Factura → validare → înregistrare în contabilitate
Facturi primite:
primire în RO e-Factura → descărcare/preluare → verificare → înregistrare în contabilitate
6. Stabilește circuitul documentelor către contabilitate
Contabilitatea poate fi corectă numai dacă documentele ajung complet și la timp la persoana care o conduce.
În funcție de activitatea firmei, contabilul poate avea nevoie de:
- facturile emise și primite;
- extrasele de cont;
- documentele privind operațiunile în numerar;
- contractele;
- deconturile;
- documentele privind mijloacele fixe;
- documentele privind stocurile;
- documentele de personal;
- contractele de credit sau leasing;
- documentele privind operațiunile cu asociații;
- alte documente justificative.
Este recomandabil să se stabilească de la început atât ce documente trebuie transmise, cât și termenul până la care acestea trebuie să ajungă la contabilitate.
7. Nu confunda banii societății cu banii asociatului și urmărește nivelul activului net
Un SRL are patrimoniu propriu, distinct de patrimoniul personal al asociaților.
Faptul că o persoană este asociat unic sau deține majoritatea părților sociale nu înseamnă că poate utiliza banii societății ca și cum ar fi bani personali.
Sumele transferate între societate și asociați trebuie să aibă o justificare juridică și contabilă. În practică, pot exista, de exemplu:
- aporturi la capitalul social;
- împrumuturi acordate societății de către asociați;
- restituiri ale acestor împrumuturi;
- decontarea unor cheltuieli efectuate în interesul societății;
- dividende;
- alte operațiuni permise de lege.
Înainte de distribuirea unor sume către asociați trebuie verificată însă și situația activului net al societății.
Ce se întâmplă dacă activul net scade sub jumătate din capitalul social?
Legea societăților stabilește reguli speciale atunci când, în urma pierderilor, activul net al societății se diminuează la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris.
În această situație trebuie luate măsurile prevăzute de lege pentru reconstituirea activului net. Dacă societatea nu este dizolvată, aceasta trebuie, în principiu, să reconstituie activul net până la nivelul de cel puțin jumătate din capitalul social, în termenul legal.
Începând cu modificările aduse prin Legea nr. 239/2025, nerespectarea obligației de reconstituire a activului net poate fi sancționată cu amendă de la 10.000 lei la 200.000 lei. Aplicarea acestor sancțiuni de către ANAF începe în anul 2027, raportat la situațiile financiare anuale aferente exercițiului financiar care începe la 1 ianuarie 2025 sau ulterior acestei date.
Restricții privind distribuirea dividendelor
Nivelul activului net trebuie verificat și înaintea distribuirii dividendelor.
Dacă, potrivit situațiilor financiare anuale aprobate, activul net este mai mic decât jumătate din capitalul social subscris, societatea poate distribui dividende din profitul exercițiului financiar curent numai după reîntregirea activului net până la nivelul minim prevăzut de lege.
În mod similar, dacă această situație rezultă din situațiile financiare interimare, societatea nu poate distribui dividende interimare înainte de reîntregirea activului net.
Prin urmare, existența unui profit contabil în anul curent nu înseamnă automat că acesta poate fi distribuit asociaților sub formă de dividende.
Atenție la împrumuturile acordate societății de către asociați
Regulile sunt importante și pentru societățile finanțate prin împrumuturi acordate de asociați.
Dacă societatea se află în situația în care activul net este mai mic decât jumătate din capitalul social și nu își reconstituie activul net în termenul prevăzut de lege, iar în contabilitate există datorii față de asociați provenite din împrumuturi sau alte finanțări acordate de aceștia, pot apărea obligații privind majorarea capitalului social prin conversia creanțelor respective.
Concret, dacă obligația de reconstituire nu este respectată în termen de 2 ani de la încheierea exercițiului financiar ulterior celui în care au fost constatate pierderile, societatea are obligația majorării capitalului social prin conversia creanțelor asociaților, cu respectarea condițiilor prevăzute de lege.
Nerespectarea acestei obligații poate fi sancționată cu o amendă semnificativă, cuprinsă între 40.000 lei și 300.000 lei. Legea prevede și anumite excepții de la obligația conversiei pentru anumite categorii de investitori și finanțări.
Restituirea împrumuturilor către asociați trebuie și ea verificată
Noile reguli limitează și posibilitatea restituirii unor împrumuturi către asociați atunci când situația activului net nu permite acest lucru. Încălcarea acestor restricții poate conduce atât la amenzi, cât și, în anumite condiții, la răspunderea solidară a societății și a asociatului pentru obligațiile bugetare restante, în limita sumelor care au făcut obiectul împrumutului restituit.
De aceea, înainte ca o societate care înregistrează pierderi să distribuie dividende sau să restituie împrumuturi asociaților, trebuie verificată și poziția activului net în raport cu capitalul social.
8. Dacă angajezi primul salariat, apar obligații suplimentare
Angajarea unei persoane generează o categorie nouă de obligații pentru societate.
Trebuie avute în vedere documentele de angajare, înregistrările și raportările obligatorii, calculul salariilor, impozitul și contribuțiile sociale, precum și declarațiile fiscale aferente.
Din acest motiv, contabilul sau persoana care gestionează salarizarea trebuie informat înainte de începerea activității salariatului.
Nu este recomandabil ca administratorul să comunice angajarea contabilului abia după ce persoana a început deja să lucreze.
9. Verifică obligațiile de TVA înainte de operațiunile cu parteneri din străinătate
Un SRL care nu este înregistrat în scopuri normale de TVA nu este automat lipsit de orice obligație în materie de TVA.
O atenție deosebită trebuie acordată achizițiilor de servicii de la furnizori din alte state.
Situația apare foarte frecvent atunci când un SRL cumpără:
- publicitate online;
- software;
- abonamente;
- servicii cloud;
- servicii de la platforme internaționale;
- alte servicii furnizate de companii din Uniunea Europeană.
În funcție de natura operațiunii pot apărea obligații speciale privind TVA și declarațiile fiscale.
De aceea, pentru o firmă nouă este recomandabil ca asemenea operațiuni să fie discutate cu contabilul înainte de efectuarea lor.
10. Nu presupune că un SRL fără activitate nu are obligații
O confuzie frecventă este: „Firma nu are activitate, deci nu trebuie să fac nimic.”
Lipsa veniturilor sau a facturilor nu înseamnă automat lipsa tuturor obligațiilor contabile și fiscale.
Chiar înainte de obținerea primului venit pot exista operațiuni precum:
- depunerea capitalului;
- comisioane bancare;
- achiziții;
- împrumuturi acordate societății de asociați;
- abonamente;
- servicii achiziționate din străinătate.
În plus, din 2026 trebuie acordată o atenție suplimentară regulilor privind inactivitatea fiscală.
Codul de procedură fiscală prevede, pe lângă cazurile deja existente, declararea ca inactivă a persoanei juridice care nu are cont de plăți în România sau cont la Trezorerie, precum și a celei care nu depune situațiile financiare anuale în termen de 5 luni de la împlinirea termenului legal de depunere.
Prin urmare, „fără activitate” nu trebuie confundat cu „fără obligații”.
11. Urmărește termenele fiscale și contabile
Nu există un singur calendar fiscal valabil identic pentru toate societățile.
Termenele depind de:
- regimul fiscal;
- perioada fiscală;
- existența salariaților;
- statutul în materie de TVA;
- operațiunile efectuate;
- obligațiile declarative specifice.
Administratorul ar trebui să știe cel puțin: ce documente trebuie să transmită contabilului, până când trebuie transmise, ce declarații trebuie depuse și când trebuie achitate obligațiile fiscale.
Nedepunerea declarațiilor poate avea consecințe mai serioase decât simpla aplicare a unei amenzi. Codul de procedură fiscală prevede printre situațiile de inactivitate și neîndeplinirea, pe parcursul unui semestru calendaristic, a niciunei obligații declarative prevăzute de lege.
12. Verifică situația sediului social și datele societății
Administratorul trebuie să urmărească și valabilitatea elementelor juridice care permit funcționarea societății.
Codul de procedură fiscală cuprinde mai multe situații care pot determina declararea contribuabilului ca inactiv, printre care expirarea duratei deținerii spațiului cu destinația de sediu social, lipsa organelor statutare, expirarea duratei de funcționare a societății sau constatarea faptului că aceasta nu funcționează la domiciliul fiscal declarat.
Prin urmare, contabilitatea și fiscalitatea unei firme nu trebuie privite separat de situația juridică și administrativă a societății.
Concluzie
După înființarea unui SRL, administratorul trebuie să se ocupe de mai mult decât emiterea primelor facturi.
Printre primele aspecte care trebuie verificate se află: organizarea contabilității, stabilirea regimului fiscal, existența unui cont de plăți în România sau a unui cont la Trezoreria Statului, accesul la SPV, organizarea RO e-Factura, circuitul documentelor, obligațiile privind TVA și, dacă există personal, salarizarea și raportările aferente.
Începând cu 2026, existența contului firmei trebuie tratată cu o atenție suplimentară, deoarece lipsa unui cont de plăți în România sau a unui cont la Trezorerie reprezintă un caz expres de declarare a persoanei juridice ca inactivă fiscal.
Pentru antreprenor, cea mai sigură abordare este ca obligațiile contabile și fiscale să fie stabilite de la începutul activității, nu după apariția unei notificări, a unei declarații nedepuse sau a unei probleme cu ANAF.
