REGES-ONLINE a înlocuit vechiul sistem de evidență a salariaților și a devenit platforma prin care angajatorii completează, transmit și gestionează informațiile referitoare la contractele individuale de muncă.
Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 stabilește regulile privind accesarea registrului, completarea datelor și transmiterea informațiilor privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă.
Pentru angajatori, respectarea termenelor de transmitere este esențială, deoarece nerespectarea lor poate atrage amenzi semnificative.
Ce este REGES-ONLINE?
REGES-ONLINE este Registrul general de evidență a salariaților în format online.
Platforma este pusă la dispoziție de Inspecția Muncii și este utilizată pentru:
- completarea datelor salariaților;
- transmiterea informațiilor privind contractele individuale de muncă;
- înregistrarea modificărilor contractuale;
- evidența suspendărilor;
- evidența detașărilor;
- înregistrarea încetărilor contractelor;
- consultarea și gestionarea informațiilor privind raporturile de muncă.
Registrul este administrat în format electronic, iar datele sunt transmise prin platforma informatică pusă la dispoziție de Inspecția Muncii.
Cine are obligația de a utiliza REGES-ONLINE?
Obligația revine, în principal:
- persoanelor fizice și juridice de drept privat;
- instituțiilor și autorităților publice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
- anumitor misiuni diplomatice, oficii consulare și reprezentanțe internaționale pentru personalul angajat local.
Prin urmare, practic orice societate care are salariați trebuie să utilizeze REGES-ONLINE pentru evidența contractelor de muncă.
Când trebuie înregistrat un nou salariat?
Una dintre cele mai importante reguli este cea referitoare la angajarea unei persoane.
Datele privind noul contract individual de muncă trebuie completate și transmise în Registru:
cel târziu în ziua anterioară începerii activității salariatului.
Această regulă trebuie respectată chiar dacă contractul individual de muncă a fost semnat cu mai multe zile înainte.
Angajatorul nu trebuie să aștepte prima zi efectivă de lucru pentru a transmite contractul.
De exemplu, dacă salariatul începe activitatea luni, contractul trebuie transmis cel târziu în ziua anterioară începerii activității.
Ce informații se transmit în REGES-ONLINE?
Registrul conține mult mai multe informații decât simpla existență a contractului individual de muncă.
Printre datele obligatorii se numără:
- datele de identificare ale angajatorului;
- datele de identificare ale salariatului;
- cetățenia și țara de proveniență;
- informații privind persoanele cu dizabilități;
- data și numărul contractului individual de muncă;
- data începerii activității;
- funcția sau ocupația conform COR;
- tipul contractului;
- durata determinată sau nedeterminată;
- locul de muncă fix sau mobil;
- durata și repartizarea timpului de muncă;
- salariul de bază brut;
- indemnizațiile;
- sporurile;
- alte adaosuri;
- informații privind detașarea;
- suspendarea contractului;
- data și temeiul legal al încetării contractului.
Pentru angajator, acest lucru înseamnă că orice modificare relevantă a raportului de muncă trebuie analizată și din perspectiva obligației de actualizare a REGES-ONLINE.
Cine poate completa și transmite datele?
Responsabilitatea legală aparține angajatorului.
În interiorul societății, completarea și transmiterea datelor poate fi realizată de unul sau mai mulți salariați desemnați prin decizie scrisă.
Angajatorul poate însă externaliza serviciul către un prestator.
Prestatorul poate fi, printre altele:
- o persoană fizică autorizată;
- un expert contabil;
- un contabil autorizat;
- o societate de expertiză contabilă;
- o societate de contabilitate;
- o altă persoană juridică ce prestează serviciul în baza unui contract.
Prestatorul nu poate subcontracta, la rândul său, serviciul de completare și transmitere a datelor în REGES-ONLINE.
Externalizarea REGES-ONLINE nu înlătură răspunderea angajatorului
Aceasta este una dintre regulile cele mai importante pentru firme.
Chiar dacă societatea încheie un contract cu o firmă de contabilitate sau cu un alt prestator pentru gestionarea REGES-ONLINE, angajatorul rămâne responsabil.
Hotărârea prevede expres că externalizarea serviciului nu exonerează angajatorul de obligațiile legale.
Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine angajatorului.
Prin urmare, este important ca angajatorul să transmită prestatorului la timp toate documentele și informațiile privind:
- angajările;
- modificările salariale;
- suspendările;
- concediile medicale;
- detașările;
- încetările contractelor.
Contractul cu prestatorul trebuie declarat în REGES-ONLINE
Dacă angajatorul externalizează serviciul de completare a Registrului, trebuie să transmită și informații despre prestator.
Printre acestea:
- CUI/CIF;
- denumirea prestatorului;
- sediul social;
- reprezentantul legal;
- data contractului de prestări servicii;
- data începerii serviciilor;
- durata contractului;
- data încetării contractului.
Transmiterea acestor informații trebuie realizată în termen de:
3 zile lucrătoare de la încheierea sau încetarea contractului de prestări servicii.
Termenele importante pentru modificările contractului de muncă
Nu toate modificările se transmit în același termen.
Modificarea funcției, tipului contractului sau timpului de muncă
Modificările privind funcția, tipul contractului, durata, locul muncii și timpul de muncă se transmit: cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
Dacă modificarea rezultă dintr-o hotărâre judecătorească, termenul este de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de aceasta.
Modificarea salariului
Modificarea salariului de bază brut, indemnizațiilor, sporurilor și altor adaosuri se transmite: în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării.
În cazul modificărilor rezultate dintr-o hotărâre judecătorească, termenul este de 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință.
Cum se transmit suspendările contractului?
Ca regulă generală, suspendarea și încetarea suspendării contractului individual de muncă trebuie transmise: cel târziu în ziua anterioară datei suspendării sau încetării suspendării.
Există însă excepții importante.
Pentru suspendările determinate de certificate medicale, transmiterea se face în termen de: 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului medical la angajator.
Pentru absențe nemotivate și anumite situații de forță majoră, termenul este de 3 zile lucrătoare de la data suspendării.
Când se transmite încetarea contractului?
Data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă trebuie transmise: cel târziu la data încetării contractului sau la data la care angajatorul ia cunoștință de evenimentul care determină încetarea raportului de muncă, după caz.
Cum se corectează erorile din Registru?
Dacă angajatorul constată că anumite informații au fost introduse greșit, corecția trebuie efectuată: la data la care angajatorul a luat cunoștință de eroare.
Este recomandat ca erorile identificate să fie corectate imediat și să existe documente care justifică informația corectă.
Dosarul personal al salariatului rămâne obligatoriu
Trecerea la REGES-ONLINE nu elimină obligația de a întocmi dosarul personal al salariatului.
Angajatorul trebuie să întocmească un dosar pentru fiecare persoană angajată și să îl păstreze în condiții corespunzătoare.
Dosarul trebuie să conțină cel puțin:
- documentele necesare angajării;
- contractul individual de muncă;
- actele adiționale;
- documentele privind modificarea contractului;
- documentele privind suspendarea și încetarea;
- acte de studii;
- certificate de calificare;
- alte documente care justifică informațiile introduse în Registru.
Dosarul de personal poate fi electronic
Dacă părțile utilizează semnătura electronică avansată sau calificată pentru documentele de muncă, angajatorul poate utiliza un dosar de personal în format electronic.
Acesta trebuie păstrat cu respectarea normelor privind arhivarea electronică și trebuie pus la dispoziția inspectorilor de muncă la solicitarea acestora.
Ce documente trebuie eliberate salariatului?
La încetarea activității, angajatorul trebuie să elibereze salariatului:
- o adeverință privind activitatea desfășurată;
- durata activității;
- salariul;
- vechimea în muncă;
- vechimea în specialitate;
- un extras din REGES-ONLINE.
De asemenea, la solicitarea scrisă a unui salariat sau fost salariat, angajatorul trebuie să elibereze copiile documentelor din dosarul personal sau adeverințele prevăzute de lege în termen de: maximum 15 zile lucrătoare.
Amenzile pentru nerespectarea obligațiilor REGES-ONLINE
Hotărârea nr. 295/2025 prevede sancțiuni importante.
Contract netransmis înainte de începerea activității
În anumite situații, netransmiterea contractului individual de muncă în termen poate fi sancționată cu:
3.000 – 5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată.
Detașări și suspendări
Netransmiterea la timp a anumitor informații privind detașările sau suspendările poate atrage amenzi de: 3.000 – 5.000 lei pentru fiecare situație neînregistrată.
Modificări transmise cu întârziere
Netransmiterea în termen a anumitor modificări ale contractului poate fi sancționată cu: 5.000 – 8.000 lei.
Date eronate sau incomplete
Completarea Registrului cu informații incorecte sau incomplete poate atrage o amendă de: 3.000 – 6.000 lei.
Lipsa dosarului personal
Nerespectarea obligației privind păstrarea dosarului personal poate fi sancționată cu: 3.000 – 6.000 lei.
REGES-ONLINE și obligațiile existente la finalul perioadei de tranziție
Angajatorii au avut obligația de a se înregistra în REGES-ONLINE până la 31 decembrie 2025 și de a completa până la aceeași dată informațiile contractelor active care nu existau în vechiul sistem informatic.
Tot la 31 decembrie 2025 a fost abrogată Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind vechiul registru de evidență a salariaților.
Prin urmare, în 2026, REGES-ONLINE reprezintă sistemul de referință pentru evidența electronică a contractelor individuale de muncă.
Ce ar trebui să facă angajatorii în practică?
Pentru evitarea erorilor și sancțiunilor, este recomandat ca angajatorii să stabilească un circuit clar al documentelor de personal.
Orice informație privind un salariat trebuie transmisă responsabilului de salarizare sau prestatorului suficient de devreme pentru respectarea termenelor legale.
În mod special trebuie urmărite:
- angajările noi;
- modificările funcției;
- modificările timpului de muncă;
- modificările salariale;
- suspendările;
- concediile medicale;
- detașările;
- încetările contractelor.
Un document primit cu întârziere de persoana care operează REGES-ONLINE poate conduce la depășirea termenului legal și la expunerea angajatorului la sancțiuni.
Concluzie
REGES-ONLINE nu reprezintă doar o schimbare tehnică față de vechiul registru al salariaților.
Noul sistem presupune o evidență mai detaliată a raporturilor de muncă și termene diferite în funcție de tipul informației transmise.
Pentru angajatori, cele mai importante reguli sunt:
contractele noi trebuie transmise înainte de începerea activității, modificările trebuie operate în termenele specifice fiecărei situații, iar responsabilitatea finală pentru corectitudinea datelor revine angajatorului, inclusiv atunci când serviciul este externalizat.
Respectarea unui circuit intern clar al documentelor de personal este cea mai eficientă metodă de reducere a riscului de sancțiuni.
